Jaka data jest kluczowa dla sprawozdania finansowego, zwłaszcza gdy zmienia się skład zarządu? To pytanie, mimo że wydaje się szczegółowe, ma niebagatelne znaczenie praktyczne dla wielu podmiotów, zwłaszcza w gorącym okresie przygotowywania i zatwierdzania sprawozdań.
Często pojawia się dylemat – czy liczy się data wpisana w sprawozdaniu jako data jego sporządzenia, data pierwszego podpisu pochodzącego od osoby prowadzącej księgi, czy może data ostatniego podpisu pod sprawozdaniem? Ta kwestia staje się szczególnie ważna, gdy w okresie od sporządzenia sprawozdania, poprzez jego podpisywanie, aż do złożenia wszystkich wymaganych podpisów, następuje zmiana w składzie zarządu danego podmiotu.
Ogólna zasada jest taka, że roczne sprawozdanie finansowe powinno być przygotowane przez kierownika jednostki w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Musi być ono podpisane przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki. Jeśli kierownictwo jest organem kolegialnym, np. wieloosobowym zarządem, sprawozdanie co do zasady muszą podpisać wszyscy członkowie tego organu.
Data sporządzenia, którą wpisuje się w odpowiednim polu formularza sprawozdania finansowego, jest traktowana jako oświadczenie wiedzy. Potwierdza stan majątkowy i finansowy podmiotu na konkretny dzień bilansowy, bazując na wiedzy aktualnej na dzień sporządzenia sprawozdania. Ważne jest, że ta data obowiązuje wszystkich członków organu zarządzającego, niezależnie od tego, kiedy faktycznie złożą swoje podpisy.
Warto zwrócić uwagę na interpretację Komitetu Standardów Rachunkowości zawartą w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 14. Zgodnie z nim, a ściślej – z postanowieniem punktu 3.15 tego standardu – za dzień sporządzenia sprawozdania finansowego uważa się datę złożenia pierwszego podpisu pod sprawozdaniem (przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe), przy czym sprawozdanie uważa się za sporządzone z dniem złożenia ostatniego podpisu przez kierownika jednostki, a w przypadku organu wieloosobowego – przez ostatniego członka tego organu.
Niezależnie od powyższych zasad, należy pamiętać, że kierownik jednostki ponosi pełną odpowiedzialność za wypełnianie obowiązków w zakresie rachunkowości. Znaczy to tyle, że to kierownik podejmuje ostateczne decyzje dotyczące przedmiotowych obowiązków.
Co ważne, sądy i inne organy zawsze samodzielnie interpretują przepisy prawa w każdej konkretnej sprawie. Tym samym, podejmując decyzje o zmianach personalnych w zarządzie, warto mieć na uwadze powyższe kwestie.
