W dzisiejszych czasach „globalnej wioski”, transakcji transgranicznych, znoszenia granic itp., przemieszczanie się między różnymi miejscami staje się bardzo częste także w przypadku pracowników, którzy „wysyłani” są w delegację czy podróż służbową.
Oddelegowanie pracownika, delegacja, podróż służbowa – definicje i różnice
Przede wszystkim zatem, trzeba wskazać, że oddelegowanie pracownika, a podróż służbowa (często nazywana delegacją) nie są tożsame.
Do oddelegowania pracownika dochodzi, w sytuacji gdy pracodawca skieruje pracownika do wykonywania innej pracy niż określona w umowie o pracę, na czas maksymalnie 3 miesięcy w roku kalendarzowym i to pod warunkiem, że nie spowodowuje to obniżenia wynagrodzenia pracownika i odpowiada jego kwalifikacjom.
Podstawą jest tutaj art. 42 § 4 Kodeksu pracy (dalej: KP), posługując się oddelegowaniem do innej pracy, a nie innego miejsca pracy. Przeważającym jest pogląd, wedle którego pracodawca nie ma prawa na podstawie art. 42 § 4 KP oddelegować pracownika do innego niż wskazane w umowie o pracę miejsca pracy, lecz pojawiają się też głosy odmienne.
Definicję podróży służbowej, nazywanej często zamiennie delegacją zawarto w art. 775 KP. Jest to taka podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy poza miejscowość wskazaną w umowie o pracę, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jego pracy, podstawą takiej podróży jest polecenie pracodawcy.
Biorąc pod uwagę orzecznictwo sądów, wyróżnić można następujące cechy podróży służbowej, która – by była tak kwalifikowana musi odbywać się:
- poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy;
- na polecenie pracodawcy;
- w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.
Co ważne, wszystkie powyższe cechy muszą wystąpić łącznie, byśmy mogli mówić o podróży służbowej.
Podróż służbowa musi być więc zjawiskiem wyjątkowym, incydentalnym. Z tego właśnie powodu nie mówimy o pozostawaniu w podróży służbowej w odniesieniu do pracowników, których praca z istoty polega na przemieszczaniu się na pewnym obszarze.
Czym jest zatem dieta?
Dieta jest świadczeniem majątkowym, które stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia czy drobnych wydatków powstałych w czasie podróży służbowej.
Co ważne, w przypadku przedsiębiorców „prywatnych”, czyli nie będących podmiotem państwowym czy samorządową jednostką sfery budżetowej, zasady wypłaty diety lub zwrotu kosztów powstałych w związku z podróżą służbową w pierwszej kolejności mogą być uregulowane w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy, a w razie braku obowiązku tworzenia tych wewnętrznych aktów, w umowie o pracę.
Jeśli brak wewnętrznych regulacji dotyczących diet i zwrotu kosztów, zastosowanie mają regulacje Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Podstawowe zasady wypłaty
Aktualnie wartość diety w przypadku krajowej podróży służbowej wynosi 45 zł, lecz należy pamiętać, że nie jest to kwota przyznawana pracownikowi „automatycznie”, lecz wartość bazowa.
Zgodnie z ww. Rozporządzenie, należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej do powrotu po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób,
w zależności od czasu trwania tej podróży (np. w przypadku, gdy podróż trwa nie dłużej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje, a dieta w pełnej wysokości przysługuje pracownikowi, gdy podróż trwa ponad 12 godzin).
Dieta nie przysługuje np. także za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika lub jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Zwrot kosztów np. przejazdów, noclegów itp. stanowi odrębne świadczenie należne pracownikowi.
Ewa Kosior Radca Prawny – senior associate
NK Legal Partners
