Ministerstwo Finansów opublikowało nową wersję struktury logicznej JPK_VAT z deklaracją, która zaczęła obowiązywać od 1 lutego 2026 roku.
Oznaczenie OFF stosuje się w odniesieniu do faktur wystawionych w trybie awaryjnym KSeF, jak również w okresie trwania niedostępności tego systemu i braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z przyczyn leżących po stronie podatnika. Dotyczy to sytuacji, w których faktura została prawidłowo wystawiona, jednak z uwagi na awarię nie otrzymała jeszcze numeru identyfikacyjnego KSeF. Jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF po zakończeniu awarii lub niedostępności systemu, a przed wysłaniem JPK_V7, należy wpisywać numer KSeF, a nie oznaczenie OFF.
Oznaczenie BFK obejmuje faktury wystawione poza systemem KSeF, zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Dotyczy to w szczególności faktur wystawionych przed objęciem podatnika obowiązkiem korzystania z KSeF lub faktur dla konsumentów.
Oznaczenie DI odnosi się do dokumentów innych niż faktury, a także do faktur wystawionych w trybie offline24.
Jeżeli podatnik zostaje objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., to faktury wystawione w lutym i marcu 2026 r. powinny być oznaczane w JPK_VAT symbolem BFK.
Faktury zakupowe a oznaczenia w JPK_VAT
Oznaczenia OFF, BFK i DI nie są ograniczone wyłącznie do faktur sprzedaży. Stosuje się je również w odniesieniu do faktur zakupowych, o ile spełnione są przesłanki ich zastosowania.
Terminy obowiązkowego wdrożenia KSeF
Po stronie sprzedawców obowiązek korzystania z KSeF uzależniony jest od skali działalności. Podatnicy, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł, zostaną objęci systemem od 1 lutego 2026 r. Pozostali sprzedawcy od 1 kwietnia 2026 r. Wyjątek przewidziano dla podatników osiągających sprzedaż do 10 000 zł brutto miesięcznie – dla nich obowiązek powstanie dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Po stronie nabywców konto w KSeF powinno zostać założone od 1 lutego 2026 r. Brak dostępu do systemu może bowiem uniemożliwić skuteczne odebranie faktury wystawionej przez kontrahenta zobowiązanego do korzystania z KSeF.
Umowy z kontrahentami
Wprowadzenie KSeF nie wymaga zmiany ani aneksowania obowiązujących umów. Obowiązek wystawiania faktur w systemie wynika bezpośrednio z przepisów prawa i nie jest uzależniony od postanowień umownych.
Faktury zaliczkowe
Faktury dokumentujące otrzymanie zaliczki również podlegają obowiązkowi wystawienia i przesłania do KSeF na zasadach ogólnych.
Faktury wystawione poza KSeF
Faktura wystawiona poza systemem, na przykład w formie PDF lub papierowej, pozostaje ważnym dokumentem księgowym. Należy jednak pamiętać, że od 1 stycznia 2027 r. wystawianie faktur z pominięciem KSeF będzie zagrożone sankcjami, a błąd ten nie będzie mógł zostać skorygowany wstecz.
Pro formy i inne dokumenty księgowe
Do KSeF trafiają wyłącznie faktury w rozumieniu ustawy o VAT. Dokumenty takie jak pro formy czy noty obciążeniowe pozostają poza zakresem systemu.
Faktury dla konsumentów
Wystawianie faktur konsumenckich w KSeF ma charakter fakultatywny. Jeżeli sprzedawca zdecyduje się na skorzystanie z systemu, zobowiązany jest zapewnić konsumentowi dostęp do wizualizacji faktury, na przykład w formie pliku PDF.
Tryb offline24
Korzystanie z trybu offline24 nie wymaga żadnego wcześniejszego zgłoszenia. Należy jednak dopilnować, aby faktura została przesłana do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym po jej wystawieniu.
Numer KSeF a numer faktury
Numer identyfikacyjny KSeF nie jest tożsamy z numerem faktury stosowanym przez podatnika w ramach własnej numeracji. Możliwe jest zachowanie dotychczasowego schematu numerowania, przy czym to numer KSeF pełni kluczową rolę identyfikacyjną w obrocie prawnym.
Archiwizacja faktur
Faktury wystawione w KSeF są przechowywane w systemie przez okres 10 lat. Oznacza to, że podatnicy nie mają obowiązku ich drukowania ani prowadzenia odrębnych archiwów papierowych.
Załączniki do faktur
System KSeF nie umożliwia przesyłania dodatkowych załączników, takich jak protokoły odbioru czy specyfikacje. Dokumenty te powinny być przekazywane kontrahentom poza systemem, na przykład drogą elektroniczną.
Błędna faktura wystawiona na NIP podatnika
Faktura wystawiona błędnie na dany numer NIP będzie widoczna w KSeF. Podatnik ma możliwość zakwestionowania takiego dokumentu i żądania wystawienia faktury korygującej. KSeF nie zastępuje kontroli merytorycznej – obowiązek weryfikacji faktur nadal spoczywa na podatniku.
Jerzy Włodarczyk – Radca prawny, Doradca podatkowy
NK Legal Partners
