Od 1 stycznia 2022 r. w Polce zaczął działać Krajowy System e-Faktur (dalej: „KSeF”). W chwili obecnej przedsiębiorcy mogą używać systemu dobrowolnie, lecz ten stan rzeczy, jak przewiduje Ministerstwo Finansów, ma ulec zmianie od II kwartału 2023 r.
E-faktury stanowią nową dopuszczalną w obrocie gospodarczym formę dokumentowania sprzedaży. Do dnia 31.12.2021 r. ustawa wyróżniała jedynie faktury papierowe i zyskujące coraz większą popularność – faktury elektroniczne. Pomimo stosunkowo krótkiego odstępu czasu, zdaniem Ministerstwa Finansów, od II kwartału 2023 r. przedsiębiorcy zobowiązani będą do stosowania faktur ustrukturyzowanych (tworzonych w KSeF)w zastępstwie pozostałych formy fakturowania. Oznacza to, iż podatnikom zostało niewiele czasu by dostosować się do nowych regulacji.
Ministerstwo udzieliło obszernych wyjaśnień związanych z planowanymi zmianami, przede wszystkim odpowiedziało na pytanie dotyczące powszechności wprowadzanego obowiązku. Otóż, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów, e-faktury, docelowo mają być obowiązkowe dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury podlegające polskim przepisom podatkowym.
Aby jak najszybciej przygotować się do nadchodzących zmian podatnicy już teraz mogą korzystać z systemu do wystawiania e-faktur za pośrednictwem udostępnionej w kwietniu bieżącego roku Aplikacji Podatnika KSeF. Poza oczywiście frontową wersją aplikacji Ministerstwo Finansów przygotowało również API – czyli interfejs programowania aplikacji, który pozwoli podatnikom na integrację zewnętrznych programów księgowych z systemem KSeF, proces ten ma zatem przejść w jak najbardziej zautomatyzowany sposób.
Warto jednak podkreślić, iż aktualnie nie tylko korzystanie czynne z systemu KSeF jest fakultatywne, również otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF jest dobrowolne i wymaga wyraźnej akceptacji ze strony odbiorcy faktury. Oznacza to, iż nawet jeżeli sprzedawca wystawi e-Fakturę poprzez system KSeF, to odbiorca w dalszym ciągu ma możliwość odebrania faktury VAT za pośrednictwem ww. systemu, lecz może również domagać się alternatywnego sposobu jej dostarczenia (np. w pdf, mailu lub w formie papierowej), jeśli oczywiście nie wyraził zgody na doręczenie za pośrednictwem systemu KSeF.
Reasumując, system KSeF to zmiana w procesie wystawiania oraz odbierania faktur, z jaką podatnicy nie mieli jeszcze styczności. Wprowadzając przedmiotowy system ustawodawca zamierza uszczelnić luki w obliczaniu podstawy opodatkowania, poprzez zobligowanie podatnika do prowadzenia zapisu cyfrowego dokonywanych przez niego zdarzeń gospodarczych. Nowy system fakturowania, oparty na oprogramowaniu udostępnianym przez Ministerstwo Finansów będzie również gwarantem rzetelniejszego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Nadto, już w tym momencie przypuszczać możemy, iż wraz z wprowadzeniem powszechnego obowiązku korzystania z systemu KSeF zmianie ulegną również przepisy dotyczące przeprowadzania ewentualnej kontroli podatkowej.
Michał Wawrzyniak
Aplikant Adwokacki
