Wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, poza obowiązkami wskazanymi w Kodeksie spółek handlowych, nie jest zobowiązany do prowadzenia spraw spółki i dbania o jej interesy. Obowiązek ten spoczywa na członkach zarządu spółki. Często zdarza się, że wspólnicy, prowadząc swoje firmy nie mają czasu na „sprawy spółki”, takiej jak, wymagane przepisami Kodeksu, uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników. Również członkowie zarządu – zobowiązani przepisami Kodeksu do prowadzenia spraw spółki, w związku z wykonywaniem tych czasami nie są w stanie uczestniczyć w posiedzeniach zarządu spółki. Przepisy prawa przewidują możliwość ustanowienia pełnomocników przez wspólników spółki z o.o., jak i członków zarządu spółki, do reprezentowania ich na zgromadzeniu wspólników lub posiedzeniu członków zarządu. Jednak, tak jak Kodeks spółek handlowych rozróżnia funkcję wspólnika od członka zarządu spółki z o.o., tak i możliwość udzielenia przez te osoby pełnomocnictwa mają swoje oparcie w odrębnych przepisach prawnych. Ma to istotne znaczenie przede wszystkim dla wspólników spółki z o.o., który, co się często zdarza, pełnią funkcję członków zarządu spółki. W pierwszej kolejności chciałbym poruszyć kwestię pełnomocnictwa udzielonego przez wspólnika spółki z o.o. do reprezentowania go na zgromadzeniu wspólników. Możliwości udzielenia takiego pełnomocnictwa została uregulowana w art. 243 ustawy z dnia 15.09.2000 r. – Kodeks spółek handlowych (tj. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030, dalej KSH). Jeżeli przepisy szczególne lub sama umowa spółki nie zawierają w tej kwestii ograniczeń lub w nie wyłączają zupełnie takiej możliwości, wspólnicy spółki mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać swoje prawo głosu przez pełnomocników. Takie pełnomocnictwo powinno być udzielone, pod rygorem nieważności na piśmie i dołączone do księgi protokołów zgromadzenia wspólników spółki z o.o.Istnieje także możliwość umocowania jednej osoby przez kilku wspólników do udziału w tym samym zgromadzeniu wspólników i ich imieniu. Ograniczenia, o których mowa w art. 243 mogą polegać m.in. na ustanowieniu większych wymogów formalnych, niż te o których mowa w KSH lub na wyłączeniu niektórych osób lub grup osób z grona potencjalnych pełnomocników lub na zupełnym wyłączeniu możliwości udzielenia pełnomocnictwa przez np. stosowne postanowienia samej umowy spółki. Nie wszystkie osoby mogą być pełnomocnikami wspólników spółki z o.o. Oprócz ograniczeń podmiotowych wskazanych w samej umowie spółki, ograniczenia to wskazane zostały w stosownych przepisach prawa. Pełnomocnikiem wspólnika spółki z o.o. reprezentującym go na zgromadzeniu wspólników nie mogą być:
- członkowie zarządu i pracownicy spółki (art. 243 § 3 KSH), co uzasadnia możliwość wystąpienia konfliktu interesów pomiędzy wspólnikiem oceniającym pracę członków zarządu, a ocenianymi członkami zarządu. Podobne przesłanki uzasadniają zakaz udzielania pełnomocnictwa pracownikowi spółki, jako osoby zależnej od członków zarządu spółki.
- inny wspólnik, w sytuacji, o której mowa w art. 243 § 3 oraz w art. 244 KSH. Zgodnie z przepisem art. 244 KSH, wspólnik nie może ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia z zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką. Zakaz reprezentacji w przypadku wskazanym w przepisie art. 244 uzasadnia zasada, zgodnie z którą niemożliwe jest umocowanie kogoś do czynności, której nie mógłby dokonać sam mocodawca.
- zastawnik, użytkownik, dzierżawca praw na udziale w spółce nie mogą być pełnomocnikami wspólnika, w sytuacji, o której mowa w art. 187 § 2 KSH, tj. kiedy umowa spółki pozbawia te osoby możliwości wykonywania prawa głosu z zajętych udziałów, oraz oczywiście gdy są członkami zarządu lub pracownikami spółki (art. 243 § 3 KSH).
- inna osoba (osoba trzecia), która, z mocy przepisów art. 243 § 3 lub art. 187 § 2 KSH, nie może być pełnomocnikiem wspólnika.
