Koniec pieczątek w paszportach to nie tylko zmiana techniczna. Dla przedsiębiorców zatrudniających cudzoziemców oznacza ona nowe wyzwania związane z weryfikacją legalności pobytu pracowników oraz większe znaczenie należytej staranności w procesie zatrudnienia. Choć system Entry/Exit System (EES) nie zmienia zasad legalizacji pobytu ani pracy cudzoziemców w Polsce, wpływa na sposób dokumentowania i oceny legalności pobytu podczas kontroli.
Od 10 kwietnia 2026 r. w państwach strefy Schengen w pełni funkcjonuje system Entry/Exit System (dalej jako: system EES), który zastąpił tradycyjne stemplowanie paszportów elektroniczną rejestracją przekroczeń granicy przez obywateli państw trzecich. Celem systemu jest usprawnienie kontroli granicznych, zwiększenie bezpieczeństwa oraz skuteczniejsze monitorowanie przestrzegania zasad dotyczących krótkoterminowego pobytu w strefie Schengen.
Choć EES nie zmienia zasad legalizacji pracy ani pobytu cudzoziemców w Polsce, jego wdrożenie ma istotne znaczenie dla pracodawców zatrudniających obywateli państw trzecich. W szczególności wpływa na sposób weryfikacji legalności pobytu kandydatów do pracy oraz zwiększa znaczenie należytej staranności po stronie pracodawcy w zakresie weryfikacji dokumentów pobytowych i monitorowania legalności pobytu cudzoziemców.
Czym jest system EES?
EES to unijny system informatyczny, który automatycznie rejestruje wjazdy i wyjazdy obywateli państw trzecich przekraczających granice zewnętrzne strefy Schengen podczas pobytów krótkoterminowych. Zamiast pieczątek w paszportach gromadzone są elektronicznie m.in. data i miejsce przekroczenia granicy, dane dokumentu podróży oraz dane biometryczne podróżnego. System automatycznie oblicza również długość pobytu w strefie Schengen i pozwala organom wykrywać przypadki przekroczenia dopuszczalnego limitu 90 dni w okresie 180 dni.
Czy EES dotyczy wszystkich cudzoziemców?
Nie. System obejmuje przede wszystkim obywateli państw trzecich wjeżdżających do strefy Schengen na pobyt krótkoterminowy – zarówno w ramach ruchu bezwizowego, jak i na podstawie wiz krótkoterminowych.
Co do zasady system nie obejmuje osób korzystających z tytułów pobytowych uprawniających do pobytu długoterminowego, takich jak zezwolenie na pobyt lub wiza długoterminowa (krajowa) wydane przez państwo członkowskie. W praktyce oznacza to, że wielu cudzoziemców legalnie zatrudnionych w Polsce na podstawie karty pobytu lub polskiej wizy krajowej nie będzie objętych rejestracją w systemie EES podczas przekraczania granicy na podstawie tych dokumentów.
Dlaczego EES jest ważny dla pracodawców?
Największą zmianą z perspektywy pracodawców jest odejście od stemplowania paszportów. Dotychczas pieczątki pozwalały – przynajmniej w podstawowym zakresie – zweryfikować datę wjazdu cudzoziemca do strefy Schengen. Po uruchomieniu EES informacje te są dostępne wyłącznie w systemie elektronicznym, do którego pracodawcy nie mają dostępu.
W praktyce rodzi to istotne trudności, albowiem pracodawca nadal ponosi odpowiedzialność za powierzenie pracy osobie legalnie przebywającej w Polsce, jednak nie ma możliwości samodzielnego zweryfikowania, czy cudzoziemiec nie przekroczył dopuszczalnego okresu pobytu. W konsekwencji przedsiębiorca musi opierać się na dokumentach przedstawionych przez pracownika oraz jego oświadczeniach.
Jak ograniczyć ryzyko?
Brak dostępu do systemu EES nie zwalnia pracodawców z obowiązku dochowania należytej staranności przy weryfikacji legalności pobytu. Celem ograniczenia ryzyka warto:
- każdorazowo weryfikować dokument pobytowy cudzoziemca przed rozpoczęciem zatrudnienia,
- dokumentować kopie okazanych dokumentów,
- odbierać od pracowników oświadczenia dotyczące legalności pobytu oraz dat przekroczenia granicy, jeżeli mają one znaczenie dla możliwości wykonywania pracy,
- monitorować terminy ważności dokumentów pobytowych i zezwoleń na pracę,
- odpowiednio wcześnie rozpoczynać procedury związane z przedłużeniem legalnego pobytu i zatrudnienia.
Takie działania nie wyeliminują całkowicie ryzyka, jednak mogą stanowić dowód dochowania należytej staranności przez pracodawcę w razie kontroli.
Czy EES wpływa na legalność zatrudnienia?
Sam system EES nie zmienia przepisów dotyczących powierzania pracy cudzoziemcom. Nadal konieczne jest posiadanie odpowiedniej podstawy legalnego pobytu oraz – jeżeli jest wymagane – dokumentu uprawniającego do wykonywania pracy.
Zmianie uległ natomiast sposób weryfikacji przestrzegania przepisów pobytowych. Organy kontrolne uzyskały dostęp do znacznie dokładniejszych danych dotyczących przekroczeń granic i długości pobytu cudzoziemców, co może przełożyć się na skuteczniejsze wykrywanie przypadków nielegalnego pobytu.
Podsumowanie
Uruchomienie systemu EES nie wprowadza nowych obowiązków związanych z legalizacją zatrudnienia cudzoziemców, jednak zmienia praktykę weryfikacji legalności ich pobytu. Z punktu widzenia pracodawców szczególnego znaczenia nabiera odpowiednia dokumentacja oraz wdrożenie procedur pozwalających wykazać dochowanie należytej staranności. W razie kontroli to właśnie staranne zweryfikowanie dokumentów i właściwe udokumentowanie procesu zatrudnienia może mieć istotne znaczenie dla oceny prawidłowości działania pracodawcy.
Jeżeli zatrudniasz cudzoziemców lub planujesz rozwijać międzynarodowy zespół, skontaktuj się z naszymi ekspertami. Pomożemy zminimalizować ryzyka prawne i wdrożyć rozwiązania zapewniające bezpieczeństwo Twojej organizacji.
Aplikant Radcowski – Joanna Osowska
NK Legal Partners
