Zdarzają się sytuacje, w których pracownik nie pojawia się w pracy, mimo ciążącego na nim obowiązku. Przyczyny nieobecności mogą być różne – począwszy od choroby, urlopu „na żądanie”, a na opiece nad dzieckiem skończywszy. Mimo powszechności tego typu sytuacji to zwolnienie pracownika
za nieobecność w pracy wciąż jest jednym z najbardziej kontrowersyjnych tematów w prawie pracy. Albowiem, wielu pracowników obawia się, że nawet usprawiedliwiona absencja może skutkować utratą zatrudnienia. Czy pracodawca może rozwiązać umowę w takiej sytuacji?
Usprawiedliwiona nieobecność – co to oznacza?
Usprawiedliwiona nieobecność w pracy to taka, która wynika z obiektywnych, uzasadnionych powodów i jest odpowiednio udokumentowana. Przyczyny nieobecności z Kodeksu pracy (Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm. dalej: KP”).
z przepisów wykonawczych do KP albo z innych przepisów prawa.
Do najczęstszych przyczyn nieobecności należą:
- choroba pracownika (potwierdzona zwolnieniem lekarskim – L4),
- urlop macierzyński, ojcowski lub rodzicielski,
- urlop wypoczynkowy,
- urlop bezpłatny,
- niezdolność do pracy spowodowaną wypadkiem,
- wezwanie do sądu lub innej instytucji państwowej,
- opieka nad chorym członkiem rodziny,
- zwolnienie od pracy na poszukiwanie pracy,
- okres badań lekarskich okresowych i kontrolnych,
- oddawanie krwi przez honorowych dawców.
Nieobecność usprawiedliwiona może mieć charakter odpłatny lub nie. Wiele przypadków zwolnień od pracy, za które otrzymuje się wynagrodzenie, wymieniono w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1632). W przepisach zostały także wymienione sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika, jednak nie wypłaca mu za ten czas wynagrodzenia. Taki przypadek obejmuje m.in. wspomniane już wezwanie do sądu lub innej instytucji państwowej.
Informowanie o nieobecności jako obowiązek pracownika
Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracownik ma obowiązek dokonać zawiadomienia o przyczynie swojej nieobecności w pracy i przewidywanym okresie jej trwania niezwłocznie, jednak nie później niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Co do zasady, pracodawca o nieobecności pracownika powinien być poinformowany osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, chyba że przepisy prawa pracy obowiązującego u danego pracodawcy (np. regulamin pracy) określają inny sposób zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności w pracy. Brak zawiadomienia o nieobecności w terminie stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. Takie działanie może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Potwierdza to m. in. wyrok Sądu Najwyższego z 13 grudnia 2023 r. (sygn. III PSK 124/22), w którym stwierdzono, że brak informacji, nawet bez szkody majątkowej, narusza podstawowe obowiązki pracownicze i może stanowić przyczynę rozwiązania stosunku pracy w trybie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.
A co w przypadku nieobecności usprawiedliwionej?
Zgodnie z art. 41 Kodeksu pracy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Wynika to z konieczności zagwarantowania powrotu do pracy po okresie usprawiedliwionej nieobecności pracownika.
Niemniej, istnieją przypadki, w których pracodawca, mimo usprawiedliwionej nieobecności pracownika, może rozwiązać stosunek pracy w sposób natychmiastowy lub za wypowiedzeniem, należą do nich:
- długotrwała niezdolność do pracy – zgodnie z art. 53 KP, jeśli pracownik jest niezdolny do pracy przez dłuższy czas (np. ponad 3 miesiące w przypadku zatrudnienia krótszego niż 6 miesięcy lub ponad pół roku w przypadku dłuższego stażu pracy), pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia,
- długotrwała nieobecność pracownika – pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy z innych przyczyn niż niezdolność pracownika do pracy wskutek choroby, trwającej dłużej niż 1 miesiąc,
- utrata zaufania – jeśli nieobecność pracownika jest nagminna i powoduje znaczne trudności organizacyjne lub pracodawca uzna, że dalsza współpraca nie ma sensu (np. w przypadku kluczowych stanowisk), może nastąpić zwolnienie z zachowaniem okresu wypowiedzenia.
Reasumując, zwolnienie pracownika za usprawiedliwioną nieobecność w pracy jest co do zasady niedopuszczalne, jednakże prawo przewiduje pewne wyjątki. Długotrwała niezdolność do pracy, powtarzające się absencje skutkujące utratą zaufania i może stanowić podstawę do rozwiązania umowy przez pracodawcę. Kluczowe jest zatem terminowe informowanie przez pracownika o przyczynie nieobecności oraz dostarczenie stosownej dokumentacji.
W przypadku niesłusznego zwolnienia pracownik ma możliwość dochodzenia swoich praw przed sądem pracy.
Aplikant Radcowski – Joanna Osowska
NK Legal Partners
