Nagroda jubileuszowa u pracodawcy
Nagroda jubileuszowa może być dla pracodawcy dobrym sposobem na docenienie wieloletnich pracowników i budowanie ich lojalności. Wprowadzenie takiego świadczenia wymaga jednak odpowiedniego przygotowania regulaminu wynagradzania – zwłaszcza w zakresie zasad nabywania prawa do nagrody, okresów zaliczanych do stażu oraz sposobu potraktowania pracowników, którzy wymagany staż osiągnęli jeszcze przed uruchomieniem programu.
Czy nagroda jubileuszowa jest obowiązkowa?
Kodeks pracy nie ustanawia powszechnego prawa do nagrody jubileuszowej dla wszystkich pracowników. W przypadku pracodawców prywatnych prawo do takiego świadczenia może wynikać przede wszystkim z zakładowych źródeł prawa pracy, np. regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy.
Jeżeli pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie nagród jubileuszowych i określi warunki ich przyznawania, pracownik spełniający wskazane w regulaminie przesłanki nabywa roszczenie o wypłatę świadczenia.
Dlatego już na etapie tworzenia programu należy precyzyjnie określić m.in. wysokość poszczególnych nagród, wymagany staż pracy, moment nabycia prawa do świadczenia oraz zasady jego wypłaty.
Od kiedy powstaje prawo do nagrody?
Co do zasady decydujące znaczenie mają postanowienia regulacji obowiązującej u pracodawcy.
Jeżeli regulamin stanowi, że pracownik nabywa prawo do nagrody z dniem osiągnięcia określonego stażu pracy, świadczenie staje się należne właśnie w tym momencie.
Szczególnej uwagi wymaga sytuacja, w której pracownik wymagany staż osiągnął jeszcze przed wprowadzeniem programu jubileuszowego. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że samo późniejsze ustanowienie nagrody nie powoduje automatycznie powstania prawa do świadczenia za próg osiągnięty wcześniej. Kluczowa pozostaje jednak treść regulaminu. Pracodawca może bowiem przewidzieć przepisy przejściowe, zgodnie z którymi określona grupa pracowników nabędzie prawo do nagrody w dniu wejścia nowych zasad w życie.
Z tego samego względu pracownicy, których stosunek pracy zakończył się jeszcze przed wejściem w życie regulacji ustanawiającej nagrody jubileuszowe, co do zasady nie nabywają prawa do nowego świadczenia, chyba że sam pracodawca ureguluje tę kwestię odmiennie.
Jak potraktować pracowników z dłuższym stażem?
Jednym z najważniejszych elementów przy wprowadzaniu programu po raz pierwszy są przepisy przejściowe.
Przykładowo pracodawca może ustanowić nagrodę w wysokości 2 000 zł po 10 latach pracy oraz 4 000 zł po 20 latach pracy. W dniu wejścia regulaminu w życie część pracowników może jednak posiadać już ponad 10, 20 lub więcej lat stażu.
Przyjęte rozwiązanie powinno uwzględniać zasadę równego traktowania w zatrudnieniu. Kodeks pracy przewiduje bowiem prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości, a pojęcie wynagrodzenia obejmuje również inne świadczenia związane z pracą.
Jeżeli więc pracownicy z krótszym stażem otrzymają świadczenie za pierwszy próg, natomiast pracownicy starsi stażem zostaną tego świadczenia całkowicie pozbawieni, mimo że także ten próg wcześniej przekroczyli, przyjęte rozwiązanie może wymagać dodatkowego uzasadnienia z punktu widzenia zasady równego traktowania.
Jednym z możliwych rozwiązań jest model kumulacyjny, w którym w momencie wdrożenia programu pracownik otrzymuje wartość wszystkich osiągniętych już progów. Nie jest to jednak rozwiązanie wymagane w każdym przypadku – sposób skonstruowania przepisów przejściowych powinien być każdorazowo oceniany z uwzględnieniem konkretnego programu i sytuacji zatrudnionych.
Nagroda jubileuszowa a składki ZUS
Odrębnym zagadnieniem są składki na ubezpieczenia społeczne.
Zgodnie z przepisami podstawy wymiaru składek nie stanowią nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat.
Istotne są zatem przede wszystkim zasady nabywania prawa do świadczenia określone w przepisach obowiązujących u danego pracodawcy.
Szczególnej analizy wymagają rozwiązania przejściowe. Jeżeli pracownik otrzymuje przy wdrożeniu programu świadczenie uzależnione od stażu, a następnie w krótkim czasie osiąga kolejny próg jubileuszowy, należy ocenić wpływ takiej konstrukcji na możliwość skorzystania z wyłączenia składkowego.
Nie wystarczy przy tym zmiana nazwy świadczenia. Nazwanie nagrody „premią stażową”, „gratyfikacją” czy „świadczeniem jubileuszowym” nie przesądza o jej charakterze prawnym ani składkowym. Znaczenie ma rzeczywista konstrukcja świadczenia oraz warunki jego przyznawania.
Staż pracy po zmianach z 2026 r.
Przy tworzeniu regulaminów wynagradzania należy również uwzględnić obowiązujące od 2026 r. nowe zasady ustalania stażu pracy.
W określonych przypadkach do okresu zatrudnienia mogą być zaliczane także okresy aktywności zawodowej wykonywanej poza stosunkiem pracy, w tym m.in. na podstawie umów cywilnoprawnych lub w ramach działalności gospodarczej.
Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy regulamin uzależnia wysokość nagrody od stażu pracy u danego pracodawcy. Definicja stażu jubileuszowego powinna więc odpowiadać aktualnym przepisom i nie może pomijać okresów, które ustawowo podlegają zaliczeniu.
FAQ
Czy prywatny pracodawca musi wypłacać nagrody jubileuszowe?
- Nie ma takiego ogólnego obowiązku wynikającego z Kodeksu pracy. Prawo do nagrody musi wynikać z właściwego źródła, np. regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego albo przepisu szczególnego.
Czy pracownik może żądać nagrody za staż osiągnięty przed wprowadzeniem programu?
- Nie automatycznie. Decydujące znaczenie ma treść regulaminu, w szczególności jego przepisy przejściowe.
Czy zmiana nazwy „nagrody jubileuszowej” na „premię stażową” zmienia zasady ZUS?
- Sama nazwa świadczenia nie przesądza o jego charakterze. Znaczenie mają warunki i rzeczywista podstawa jego przyznania.
Kiedy nagroda jubileuszowa może korzystać z wyłączenia ze składek ZUS?
- Jeżeli zgodnie z zasadami jej przyznawania przysługuje pracownikowi nie częściej niż co 5 lat i spełnione są warunki wynikające z przepisów dotyczących podstawy wymiaru składek.
Barbara Tofel
Radca prawny / Associate
