Zasada konkurencyjności stanowi jeden z fundamentalnych mechanizmów prawidłowego i zgodnego z przepisami wydatkowania środków unijnych. Jej zastosowanie w projektach współfinansowanych ze źródeł europejskich zapewnia, że wydatki poniesione na zakup usług i towarów zostaną uznane za kwalifikowalne, co oznacza, że Unia Europejska pokryje część poniesionych kosztów. Niezastosowanie się do obowiązujących wytycznych może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym kar finansowych oraz wykluczenia wydatków z refundacji. W niniejszym artykule wyjaśnimy, czym jest zasada konkurencyjności, kiedy należy ją stosować, jak prawidłowo przeprowadzić postępowanie oraz jakie błędy mogą prowadzić do korekt finansowych.
Zasada konkurencyjności – definicja i zakres zastosowania
Zasada konkurencyjności ma na celu zapewnienie uczciwej, jawnej i równej rywalizacji pomiędzy wykonawcami ubiegającymi się o realizację zamówienia. Stanowi ona uproszczoną procedurę wyboru wykonawcy, mającą zastosowanie do zamówień o wartości przekraczającej określony próg kwotowy, lecz niepodlegających obowiązkowi przeprowadzenia pełnego postępowania przetargowego w trybie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.).
Zasada konkurencyjności znajduje zastosowanie przede wszystkim w projektach finansowanych ze środków Unii Europejskiej, gdzie zachowanie przejrzystości, równego traktowania wykonawców oraz jawności procedur stanowi warunek sine qua non kwalifikowalności wydatków.
Przy realizacji projektów warto także pamiętać, że przy zakupach mogących mieć wpływ na środowisko obowiązują dodatkowe zasady, w szczególności zasada Do No Significant Harm (DNSH). Oznacza to, że wybór wykonawcy powinien uwzględniać również aspekty ekologiczne, preferując oferty minimalizujące negatywny wpływ na środowisko. Przestrzeganie tej zasady nie tylko wspiera zrównoważony rozwój, ale także pomaga uniknąć problemów w trakcie kontroli, w tym odrzucenia wydatków jako niekwalifikowalnych.
Progi kwotowe i obowiązek stosowania zasady konkurencyjności
Zasada konkurencyjności musi być stosowana, gdy wartość zamówienia przekracza próg 80 000 zł netto. Jest to obowiązujący próg wynikający z Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027, wydanych przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej.
Przy szacowaniu wartości zamówienia należy pamiętać, że niedopuszczalne jest sztuczne dzielenie zamówienia na mniejsze części w celu uniknięcia procedury konkurencyjnej. Takie działanie może zostać uznane za naruszenie zasad wydatkowania środków unijnych, a wydatki za niekwalifikowalne. Zasada ta odnosi się do wszystkich zamówień stanowiących część projektów współfinansowanych ze środków UE, w szczególności przy zakupie towarów i usług.
Prawidłowe przeprowadzenie postępowania – procedura krok po kroku
Aby przeprowadzić postępowanie zgodnie z zasadą konkurencyjności, beneficjent zobowiązany jest wykonać następujące kroki:
- Szacowanie wartości zamówienia
Pierwszym krokiem jest dokładne oszacowanie wartości zamówienia. Nie wolno dzielić zamówienia na mniejsze części w celu obejścia procedur. Przykładowo, jeśli planowany zakup towarów i usług wynosi 90 000 zł netto, konieczne jest przeprowadzenie postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności. Wartość zamówienia powinna obejmować całość zakresu przedmiotowego, bez sztucznych podziałów.
- Publikacja ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności
Ogłoszenie o zamówieniu musi być opublikowane w Bazie Konkurencyjności, dostępnej pod adresem https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl. Ogłoszenie powinno zawierać:
- opis przedmiotu zamówienia – sformułowany w sposób neutralny, bez wskazywania nazw własnych, znaków towarowych lub konkretnych producentów, chyba że jest to uzasadnione specyfiką zamówienia i nie prowadzi do ograniczenia konkurencji,
- warunki udziału w postępowaniu – należy jasno określić wymagania, jakie muszą spełniać wykonawcy, aby być dopuszczonymi do udziału w postępowaniu,
- kryteria oceny ofert – wybór kryteriów powinien być obiektywny i mierzalny (np. cena, okres gwarancji, termin realizacji).
- Ocena ofert
Oferty muszą być oceniane wyłącznie na podstawie wcześniej ustalonych i ogłoszonych kryteriów. Kryteria oceny powinny być jasne, obiektywne i weryfikowalne. Należy unikać subiektywnych ocen, aby nie naruszyć zasady równego traktowania wykonawców.
Dodatkowo, jeżeli projekt ma związek z oddziaływaniem na środowisko (np. zmniejszenie emisji, efektywność energetyczna, wykorzystanie odnawialnych źródeł energii), należy uwzględnić te aspekty przy ocenie ofert. Zasada DNSH powinna być brana pod uwagę na każdym etapie procedury wyboru wykonawcy.
- Wybór wykonawcy
Po zakończeniu oceny ofert beneficjent wybiera wykonawcę, który spełnia wszystkie wymagania i oferuje najkorzystniejsze warunki zgodnie z ustalonymi kryteriami. Wybór musi być zgodny z ogłoszonymi wcześniej zasadami i kryteriami oceny. Jeżeli oferta wykonawcy, mimo że atrakcyjna cenowo, nie spełnia wymogów środowiskowych lub może prowadzić do znaczącej szkody dla środowiska, może to stanowić podstawę do jej odrzucenia lub negatywnie wpłynąć na ostateczny wybór.
Najczęstsze błędy prowadzące do korekt finansowych
Niezastosowanie się do zasady konkurencyjności może skutkować korektami finansowymi, w tym koniecznością zwrotu otrzymanego dofinansowania. Poniżej przedstawiamy najczęstsze błędy, które prowadzą do problemów w rozliczeniu projektów:
- Brak jawności i równego traktowania wykonawców
Nieprzestrzeganie zasady jawności oraz równego traktowania w procesie wyboru wykonawcy może prowadzić do nieuznania wydatków za kwalifikowalne. Wszystkie oferty powinny być traktowane równo, a procedury muszą być przejrzyste i dostępne dla wszystkich zainteresowanych wykonawców. Każde ograniczenie dostępu do postępowania lub faworyzowanie wybranego wykonawcy stanowi naruszenie zasady konkurencyjności.
- Sztuczny podział zamówienia
Dzielenie zamówienia na mniejsze części w celu uniknięcia zasady konkurencyjności stanowi jedno z najpoważniejszych naruszeń. Postępowanie musi obejmować pełną wartość zamówienia, określoną na etapie planowania projektu. Sztucznie podzielone zamówienia mogą prowadzić do całkowitego wykluczenia wydatków z refundacji oraz nałożenia kar finansowych.
- Konflikt interesów
Nie wolno zlecać realizacji zamówienia członkom rodziny, spółkom powiązanym osobowo lub kapitałowo z beneficjentem, ani podmiotom, z którymi beneficjent pozostaje w relacji mogącej wzbudzić podejrzenie stronniczości. Takie działanie jest sprzeczne z zasadą konkurencyjności i może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych, w tym wykluczenia wydatków z refundacji oraz zwrotu otrzymanego dofinansowania.
- Niedostosowanie do zasady DNSH
W przypadku projektów, które mogą wpływać na środowisko naturalne, brak uwzględnienia zasady Do No Significant Harm, w szczególności poprzez wybór wykonawcy nieuwzględniającego norm ekologicznych, może skutkować koniecznością zwrotu funduszy lub wykluczeniem z programu. Beneficjenci zobowiązani są do zapewnienia, że realizacja projektu nie powoduje znaczącej szkody dla środowiska w sześciu kluczowych obszarach: łagodzenia zmian klimatu, adaptacji do zmian klimatu, zrównoważonego użytkowania i ochrony zasobów wodnych i morskich, gospodarki o obiegu zamkniętym, zapobiegania zanieczyszczeniom i ich kontroli oraz ochrony i odbudowy różnorodności biologicznej i ekosystemów.
Przestrzeganie zasady konkurencyjności stanowi klucz do uniknięcia korekt finansowych oraz zapewnienia prawidłowego rozliczenia projektu. Jeśli realizują Państwo projekty współfinansowane ze środków Unii Europejskiej, zawsze należy stosować się do aktualnych wytycznych wydanych przez instytucję zarządzającą oraz Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej.
W przypadku pytań dotyczących stosowania zasady konkurencyjności w projektach unijnych, zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią. Wspieramy beneficjentów w prawidłowym przeprowadzaniu postępowań oraz zabezpieczaniu ich przed ryzykiem korekt finansowych.
Izabela Kołodziej – Radca prawny
NK Legal Partners
