W dniu 4 maja 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw
w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Powyższa nowelizacja, wprowadziła zmiany do wielu ustaw, w tym także do ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej także jako: ustawa o ZFŚS).
Zmianie uległ art. 8 ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, w wyniku czego doprecyzowano zasady przetwarzania danych beneficjentów Funduszu. Zgodnie z dodanym nowelizacją ust. 1a ww. przepisu, udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w celu przyznania ulgowej usługi
i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może jednak żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń
i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Podstawową zatem formą dokumentowania sytuacji powinno być oświadczenie wnioskodawcy, nie zaś dostarczanie odpowiednich zaświadczeń.
Jednocześnie, do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia pracowników, uprawnione są wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych, wydane przez pracodawcę. Tego rodzaju informacje są bowiem traktowane jako szczególna kategoria danych.
Dodany do art. 8 omawianej ustawy na mocy nowelizacji ust. 1c, reguluje również okres przetwarzania danych osobowych udostępnionych pracodawcy przez osoby uprawnione do korzystania z Funduszu. Mianowicie, okres ten okres nie może być dłuższy niż niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
Nowością jest nałożony na pracodawcę na mocy art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych. Mianowicie, pracodawca zobowiązany jest do wykonania, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, przeglądu danych osobowych, udostępnionych mu w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, przez osoby uprawnione. Celem przeglądu jest ustalenie, czy dalsze przechowywanie ww. danych jest niezbędne. Dane osobowe, których dalsze przechowywanie nie jest już potrzebne do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, winny być usunięte.
Radca Prawny Ewa Kosior
NK Legal Partners
Jeżeli w Państwa działalności powstały wątpliwości na powyższym gruncie zapraszamy do kontaktu ze swoim dedykowanym zespołem prawnym w naszej Kancelarii, a w przypadku gdy nie są Państwo naszymi Klientami zapraszamy do spotkania się z naszym pełnomocnikiem we wskazanym przez Państwa miejscu na niezobowiązujące i nieodpłatne spotkanie.
