Decyzja o wdrożeniu pracy zdalnej w rozumieniu wchodzącej w życie już z dniem 7 kwietnia 2023 r. Nowelizacja Kodeksu pracy może nastręczać pracodawcom pewnych trudności. Do tej pory byli bowiem przyzwyczajeni do minimalistycznych i elastycznych przepisów „covidowych”, zmuszeni są teraz podejść do zagadnienia pracy zdalnej niejako na nowo, mierząc się z narzuconymi przez ustawodawcę obowiązkami.
Co z kosztami energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych?
Jedną z najbardziej budzących wątpliwości kwestii jest sposób ustalenia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej należnych pracownikowi. Dotychczas pracodawca mógł dobrowolnie przyznawać swoim pracownikom skierowanym do pracy w trybie zdalnym świadczenia rekompensujące ponoszenie tychże kosztów. Wkrótce jednakże koszty te będą obciążać obligatoryjnie każdego pracodawcę, którego pracownicy wykonują pracę zdalną, chyba, że jest to tzw. praca zdalna okazjonalna.
Ekwiwalent, a ryczałt
Zasadniczo, dopuszczalny jest wybór pomiędzy pokryciem kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych w formie ekwiwalentu albo ryczałtu. Decydując się na ekwiwalent, pracodawca zobowiązuje się do pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych w wysokości takiej, jaką rzeczywiście ponosi pracownik. Z kolei wysokość ryczałtu powinna odpowiadać jedynie przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Zapewne w zdecydowanej większości przypadków pracownikom przyznane zostanie świadczenie w postaci ryczałtu. Wybór ekwiwalentu wiązać się będzie z koniecznością weryfikowania ponoszonych przez pracownika opłat. Przykładowo, przy wypłacie ekwiwalentu za okresy miesięczne, pracodawca nie uniknie comiesięcznego wyliczania ekwiwalentu dla danego pracownika, mając na uwadze zmieniające się wysokości opłat za energię elektryczną. Z kolei ryczałt jest świadczeniem, które nie musi odzwierciedlać idealnie ponoszonych przez pracownika kosztów – wystarczy, iż z góry zostanie ustalone w jakiej wysokości koszty te są przewidywane.
Jak wyliczać ryczałt / ekwiwalent?
Zarówno przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu i ryczałtu bierze się pod uwagę normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Tym samym również kwota ryczałtu nie może odbiegać od realiów rynkowych. Obowiązkiem pracodawcy nie jest przy tym ponoszenie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych w zakresie, w którym odnoszą się one do pozapracowniczej aktywności pracownika.
Prawodawca nie podjął się jednakże określenia w przepisach prawa sposobu obliczania kwoty ryczałtu, ani również ustanowienia minimalnych oraz maksymalnych kwot ryczałtu.
W związku z tym, to pracodawca wprowadzający regulamin pracy zdalnej powinien we własnym zakresie opracować metodę ustalania kwoty ryczałtu. Posługując się przy tym danymi co do cen energii elektrycznej, średniego zużycia energii elektrycznej przez urządzenia, w które wyposażony zostanie pracownik.
Przy ustalaniu natomiast kwoty należnej pracownikowi tytułem kosztów usług telekomunikacyjnych np. za Internet. Można pod uwagę wziąć średnie ceny występujące na lokalnym rynku.
Co do zasady, to pracodawca obowiązany jest zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Strony mogą jednakże ustalić, iż pracownik będzie wykonywał pracę zdalną przy wykorzystaniu własnych materiałów i narzędzi pracy, niezapewnionych przez pracodawcę. Takie uzgodnienie rodzi ze sobą obowiązek wypłaty pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego albo ryczałtu w wysokości uzgodnionej przez pracodawcę z pracownikiem.
Wysokość ryczałtu / ekwiwalentu
Ustalając wysokość ekwiwalentu albo ryczałtu związanego z wykorzystywaniem przez pracownika własnych materiałów i narzędzi pracy, należy wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału.
Również w tym przypadku przepisy prawa nie określają precyzyjnie jakie normy należy przyjąć ustalając wysokość ekwiwalentu albo ryczałtu, pozostaje to więc w gestii stron stosunku pracy.
Należy pamiętać, iż określenie zasad pokrywania przez pracodawcę kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego albo ryczałtu wypłacanych w związku z wykorzystywaniem przez pracowników materiałów i narzędzi pracy niezapewnionych przez pracodawcę, stanowi obligatoryjny element regulaminu pracy zdalnej.
Radca prawny Amadeusz Kaczmar
NK Legal Partners
