Istnieje kilka możliwości pobierania wynagrodzenia przez członka zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.
W świetle obowiązujących przepisów wynagrodzenie członka może być ustalone w ramach:
– powołania,
– umowy cywilnoprawnej,
– lub umowy o pracę.
Każda z wymienionych form powoduje określone skutki podatkowe oraz zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, przy czym decyzja, który rodzaj umowy jest najkorzystniejszy podatkowo, a jednocześnie najbezpieczniejszy pod kątem prawnym tak dla spółki, jak i członka zarządu, zależy od kilku czynników, o których mowa poniżej.
Istotną kwestią jest fakt pełnienia funkcji członka zarządu przez osobę będącą jednocześnie jedynym bądź większościowym wspólnikiem Spółki. W takiej sytuacji podstawą wynagradzania mogą być wyłącznie dwa pierwsze z wyżej wskazanych sposobów:
Powołanie na podstawie uchwały Wspólników:
Przy akcie powołania, podstawą pełnienia funkcji w zarządzie, jest stosunek organizacyjny, wynikający z powołania. Wskutek powołania powstaje umowny stosunek zobowiązaniowy – „członkostwo” w organie spółki. Jeżeli wspólnik zostanie Prezesem Zarządu (Członkiem Zarządu) na podstawie powołania – domyślnie będzie podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zgodnie, bowiem z art. 66 ust. 1 pkt 35a ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2024 poz. 146), ubezpieczeniu temu podlegają osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania oraz prokurenci. Warunkiem podlegania ubezpieczeniu jest jednak pobieranie wynagrodzenia z tego tytułu. Jeżeli zatem wspólnik zostanie powołany na prezesa (członka zarządu), ale nie będzie pobierał wynagrodzenia z tego tytułu, nie powstanie ani obowiązek zgłoszenia go do ubezpieczenia, ani obowiązek opłacania składek zdrowotnych. W tej sytuacji płatnikiem składki jest podmiot zatrudniający – Spółka.
Umowa cywilnoprawna – umowa zlecenia (kontrakt menadżerski):
Z Prezesem Zarządu (członkiem Zarządu) może być zawarta umowa nazwana prawa cywilnego (np. umowa zlecenia), umowa nienazwana prawa cywilnego (np. tzw. kontrakt menedżerski albo inna umowa o świadczeniu usług, do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu). W takim przypadku członek zarządu spółki z o.o. wykonuje swoje obowiązki w ramach niepracowniczego stosunku zatrudnienia, z którymi przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych wiążą obowiązek ubezpieczeń społecznych i obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego. Składka na ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolna. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne takiego członka zarządu stanowi przychód z tytułu umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług w rozumieniu przepisów podatkowych. Płatnikiem składek jest podmiot zatrudniający.
Podkreślenia wymaga fakt, że Spółka powinna działać konsekwentnie. To znaczy, że jeżeli członek zarządu działa na podstawie zlecenia (kontraktu menedżerskiego, umowy o zarządzanie), to premia wypłacona takiej osobie powinna być potraktowana tak, jak zwykłe wynagrodzenie, co oznacza konieczność naliczenia składek z ubezpieczenia społecznego.
W efekcie:
- przy działaniu członka zarządu na podstawie powołania – koszty uzyskania przychodu wynoszą 250 zł miesięcznie (podobnie, jak w drugim przypadku), ale nie nalicza się składek ZUS za wyjątkiem składki zdrowotnej. Stawka podatkowa zgodna ze skalą – minimum 12%;
- umowa zlecenia lub kontrakt menadżerski (umowa o zarządzanie), który stanowi typ umowy nienazwanej o świadczenie usług, do której z mocy art. 750 Kodeksu cywilnego stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu – koszty uzyskania przychodu nalicza się w minimum 20% przychodów; w zakresie składek ZUS kontrakty menedżerskie zrównane są ze zleceniami, wobec czego składki należy odprowadzać na zasadach właściwych dla zleceń. Stawka podatkowa zgodna ze skalą – minimum 12%.
Podstawę wymiaru składek na dobrowolne ubezpieczenie emerytalne i rentowe stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia. Przy czym, w tym przypadku również znajdują zastosowanie przepisy dotyczące zmniejszenia podstawy wymiaru składek proporcjonalnie, poprzez podzielenie jej przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca i pomnożenie przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniu – w przypadku miesiąca, w którym nastąpiło odpowiednio objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub ich ustanie oraz w przypadku niezdolności do pracy trwającej przez część miesiąca, jeżeli z tego tytułu ubezpieczony spełnia warunki do przyznania zasiłku. Osoby dobrowolnie ubezpieczone opłacające składki wyłącznie za siebie nie mają obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej za kolejny miesiąc, jeżeli w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej zadeklarowały do podstawy wymiaru składek kwotę nie niższą niż minimalne wynagrodzenie.
Zawarcie z członkiem Zarządu Umowy o pracę:
Co do zasady nie ma przeszkód do zawarcia takiej umowy, lecz istotna jest struktura właścicielska danej spółki. Członek zarządu może być zatrudniony w spółce na podstawie umowy o pracę, jeśli jednocześnie nie jest jedynym lub większościowym wspólnikiem spółki.
W umowie między członkiem zarządu a spółką z o.o. spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. A to oznacza, że jeśli spółka z o.o. chce zawrzeć, jakąkolwiek umowę z członkiem zarządu, to spółkę może reprezentować rada nadzorcza lub pełnomocnik.
Stosunek pracy podlega wszelkim rygorom wynikającym z Kodeksu pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Zgodnie z powyższym jednym z elementów stosunku pracy jest podporządkowanie pracownika pracodawcy. Sądy powszechne przyjmują, że zatrudnianie członka zarządu na podstawie umowy o pracę jest dopuszczalne. Natomiast w sytuacji, kiedy członek zarządu jest jednocześnie jedynym lub większościowym wspólnikiem spółki z o.o. nie może być zatrudniony w tej spółce na podstawie umowy o pracę, bowiem nie jest możliwe, by pozostawał on wobec kogokolwiek w stosunku podporządkowania pracowniczego, poza samym sobą.
Jeżeli członek zarządu zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę, to jest ona podstawą wypłaty wynagrodzenia, a w zakresie opodatkowania i innych świadczeń członek zarządu jest traktowany jak każdy inny pracownik spółki. W przypadku wynagrodzenia dla członka zarządu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę w celu obliczenia zaliczki na podatek dochodowy przychód należy pomniejszyć o koszty uzyskania przychodu oraz o opłacone składki społeczne.
Każde ze wskazanych rozwiązań rodzi inny skutek i inaczej określa stosunki między spółką a członkiem zarządu. Każe rodzi różne zobowiązania podatkowe oraz obowiązki związane z ubezpieczeniami społecznymi. Rozważając konkretną formę wynagradzania członka zarządu należy wziąć pod uwagę wszystkie powyżej podjęte kwestie.
Barbara Wołowska-Dyszy
aplikant radcowski
