Pracodawcy od kilku miesięcy przygotowują się do dużych zmian Kodeksu pracy dotyczących kontroli trzeźwości oraz pracy zdalnej.
Zmiany Kodeksu pracy w zakresie kontroli trzeźwości ostatecznie weszły w życie dnia 21 lutego 2023 r. Tego samego dnia weszło w życie rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika, które precyzuje zasady jego przeprowadzania. Zgodnie z nimi, pracodawca w każdym przypadku stwierdzenia obecności alkoholu u pracownika ma obowiązek sporządzić szczegółowy protokół.
Problem w tym, że mimo nałożenia obowiązku dokumentowania tych czynności na pracodawców już w lutym, przez ponad miesiąc istniała poważna luka prawna, gdyż nie było jasne, jak i gdzie należy taką dokumentację – jakże przecież istotną, a przez niektórych uznawaną za tzw. „danę wrażliwą” – przechowywać.
Wątpliwości z tym związane rozwiązało dopiero rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszło w życie dopiero 21 marca 2023 r. Zgodnie z nim dokumentacja pracownicza liczy obecnie 5 części tj. od A-E, a nie tak jak poprzednio od A-D.
W części E umieszczane są obecnie wyłącznie dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu – zarówno przeprowadzone przez samego pracodawcę, jak i uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne. Przechowywanie powinno odbywać się w porządku chronologicznym, a numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części.
Pracodawca ma obowiązek przechowywania tych informacji przez maksymalny okres 1 roku od dnia ich zebrania, a w przypadku zastosowania kary upomnienia, kary nagany lub kary pieniężnej do czasu uznania kary za niebyłą. Taki przepis Kodeksu pracy oznacza dodatkowy obowiązek dla pracodawcy – regularnego przeglądania akt pracowniczych i kontrolowania, czy dokumentacja nie „zalega” w aktach pracowniczych zbyt długo.
Rozporządzenie precyzuje sposób usuwania dokumentacji stanowiąc, że w związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
Podkreślić jeszcze raz należy, że w części E pracodawca przechowuje wyłącznie dokumentację związaną z kontrolą. Samo potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości należy umieścić w części B akt osobowych pracownika.
Jeśli chodzi zaś o przepisy dotyczące pracy zdalnej to wchodzą w życie już 7 kwietnia 2023 r. W tym przypadku, ustawodawca na szczęście skorelował termin wejścia w życie zmian dotyczących dokumentacji z nią związanej.
Dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej również będą znajdowały się w części B akt pracowniczych, co oznacza, że prawodawca nie wydzielił odrębnej części akt pracowniczych na sprawy związane z pracą zdalną. W części B powinny znaleźć się przykładowo wnioski pracowników o umożliwienie pracy zdalnej oraz rozstrzygnięcia pracodawcy w ich sprawie.
W razie jakichkolwiek wątpliwości związanych kwestiami dokumentacji pracowniczej związanej z kontrolą trzeźwości i pracą zdalną zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią
Edyta Kuś
Adwokat | NK Legal Partners
