E-orzeczenia medycyny pracy od 18 października 2026 r. – co muszą wiedzieć pracodawcy?
Od 18 października 2026 r. orzeczenia lekarskie z zakresu medycyny pracy są co do zasady wystawiane w formie elektronicznej. Zmiana oznacza konieczność dostosowania dotychczasowych procedur obiegu dokumentów, szczególnie w zakresie współpracy pracodawcy z placówką medycyny pracy.
Podstawą nowych zasad jest rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 456). Po zakończeniu sześciomiesięcznego okresu przejściowego elektroniczna forma orzeczeń stała się standardem, choć przepisy przewidują określone wyjątki.
Jak pracownik i pracodawca otrzymają orzeczenie?
E-orzeczenie jest zapisywane w Systemie Informacji Medycznej, a pracownik może uzyskać do niego dostęp za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta (IKP). Dokument można pobrać w formacie PDF, a na życzenie otrzymać również jego wydruk.
Istotna zmiana dotyczy sposobu przekazywania orzeczenia pracodawcy. Dokument przekazuje jednostka medycyny pracy, w terminie i w sposób określony w umowie zawartej z pracodawcą. Dlatego warto sprawdzić, czy obowiązująca umowa precyzyjnie reguluje sposób doręczania orzeczeń, osobę odpowiedzialną za ich odbiór oraz zasady postępowania w razie opóźnień.
Nie należy zakładać, że samo udostępnienie orzeczenia pracownikowi na IKP rozwiązuje kwestię jego przekazania pracodawcy.
Czy zmieniają się obowiązki pracodawcy?
Nie zmienia się podstawowa zasada wynikająca z art. 229 § 4 Kodeksu pracy: pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.
Elektronizacja nie zwalnia zatem z obowiązku kierowania pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne ani z monitorowania terminów ważności orzeczeń. Konieczne jest natomiast zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów, tak aby wynik badania dotarł do pracodawcy przed dopuszczeniem pracownika do pracy.
Warto również pamiętać, że wprowadzenie e-orzeczeń nie oznacza obowiązku przejścia na elektroniczne akta osobowe. Pracodawcy nadal mogą prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci papierowej,
z zachowaniem zasad prawidłowego dokumentowania i przechowywania orzeczeń.
Ochrona danych pracownika i dokumenty papierowe
Nowe rozwiązania nie dają pracodawcy szerszego dostępu do informacji o stanie zdrowia pracownika. Przekazywane dane powinny ograniczać się do informacji niezbędnych do realizacji obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Indywidualne zalecenia prozdrowotne przeznaczone dla pracownika nie powinny być traktowane jako część informacji przekazywanych pracodawcy.
Należy również zadbać o poufność dokumentacji i ograniczyć dostęp do niej wyłącznie do osób upoważnionych.
Mimo wprowadzenia elektronicznej formy jako zasady przepisy przewidują wyjątki, w których orzeczenie może zostać wystawione na papierze, np. w razie braku dostępu do systemu teleinformatycznego. Sam fakt otrzymania papierowego dokumentu po 18 października 2026 r. nie powinien więc automatycznie prowadzić do uznania go za nieważny. W razie wątpliwości należy wyjaśnić okoliczności jego wystawienia z placówką medycyny pracy.
Co warto zrobić w praktyce?
Pracodawcy powinni przede wszystkim zweryfikować umowy z placówkami medycyny pracy, ustalić zasady odbioru i ewidencjonowania e-orzeczeń oraz sprawdzić, czy obowiązujące procedury kadrowe zapewniają kontrolę aktualności badań. Warto również przypomnieć pracownikom, że mogą pobrać dokument z IKP, a w razie potrzeby poprosić o jego wydruk.
Wprowadzenie e-orzeczeń to przede wszystkim zmiana w sposobie dokumentowania badań profilaktycznych. Dla pracodawców oznacza konieczność uporządkowania zasad współpracy
z placówkami medycyny pracy i zapewnienia, aby orzeczenia trafiały do nich na czas. Warto już teraz sprawdzić, czy obowiązujące procedury uwzględniają nowe przepisy i pozwalają uniknąć problemów
z dopuszczaniem pracowników do pracy.
Aplikant Radcowski – Joanna Osowska
NK Legal Partners
