Informacje zawarte w CV coraz częściej podlegają weryfikacji. Dla pracodawcy rzetelność danych przedstawionych przez kandydata może mieć istotne znaczenie, szczególnie gdy określone wykształcenie, doświadczenie lub kwalifikacje są warunkiem wykonywania pracy na danym stanowisku. Dotychczas możliwości samodzielnego potwierdzania przez pracodawcę informacji dotyczących wykształcenia były jednak ograniczone. Ma się to zmienić za sprawą projektowanych przepisów dotyczących weryfikacji autentyczności dyplomów.
Pracodawca będzie mógł zweryfikować dyplom na uczelni
Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, który ma stworzyć podstawę prawną do potwierdzania przez uczelnie informacji zawartych w papierowych dyplomach ukończenia studiów. Jest to odpowiedź m.in. na problem podnoszony przez pracodawców, którzy dotychczas mieli ograniczone możliwości niezależnego potwierdzenia autentyczności dokumentów przedstawianych przez kandydatów.
Zgodnie z projektowanymi rozwiązaniami pracodawca, który poweźmie uzasadnione wątpliwości
co do autentyczności dyplomu, będzie mógł wystąpić do uczelni o potwierdzenie zawartych w nim danych. Wniosek będzie musiał zawierać m.in. dane osoby, której dotyczy dokument, oraz numer dyplomu. Pracodawca będzie również musiał wykazać interes prawny związany z uzyskaniem informacji.
Istotne jest przy tym, że projekt nie zakłada możliwości prowadzenia przez pracodawcę dowolnej kontroli wszystkich dokumentów przedstawianych przez kandydatów. Weryfikacja ma być związana
z konkretnymi wątpliwościami dotyczącymi autentyczności dokumentu.
Weryfikacja będzie odpłatna
Projekt przewiduje również odpłatność za potwierdzenie danych przez uczelnię. Opłata ma wynosić
1 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu złożenia wniosku. Według obecnej wysokości płacy minimalnej oznaczałoby to 48,06 zł za pojedynczą weryfikację.
Rozwiązanie to ma pokrywać koszt obsługi zapytania przez uczelnię. Z punktu widzenia pracodawcy koszt ten należy jednak oceniać przede wszystkim w kontekście ryzyka związanego z zatrudnieniem osoby, która nie posiada deklarowanych kwalifikacji.
Projekt zakłada ponadto możliwość weryfikacji dokumentów wydawanych nawet w okresie ostatnich
50 lat. Oznacza to, że nowe rozwiązanie może znaleźć zastosowanie nie tylko wobec świeżo ukończonych studiów, ale również w odniesieniu do starszych dokumentów potwierdzających wykształcenie.
Co pracodawca może sprawdzić już teraz?
Weryfikacja dyplomów jest szczególnym przypadkiem. Już obecnie pracodawca może weryfikować informacje istotne z punktu widzenia zatrudnienia, ale musi robić to w granicach określonych przede wszystkim przez Kodeks pracy oraz przepisy o ochronie danych osobowych.
Znaczenie ma w szczególności art. 22¹ Kodeksu pracy, określający zakres danych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. W zależności od charakteru stanowiska pracodawca może również sprawdzać określone umiejętności i kwalifikacje w toku rekrutacji, np. poprzez test wiedzy, zadanie praktyczne czy weryfikację znajomości języka obcego.
Nie oznacza to jednak prawa do nieograniczonego pozyskiwania informacji o kandydacie. Pracodawca powinien każdorazowo ocenić, czy dana informacja jest związana z procesem rekrutacji i pozostaje adekwatna do stanowiska, na które prowadzona jest rekrutacja.
Publiczne informacje z Internetu to nie „wolna ręka” dla pracodawcy
Odrębnym zagadnieniem jest korzystanie z informacji dostępnych publicznie w Internecie, w tym z profili w mediach społecznościowych. Sam fakt publicznego udostępnienia informacji nie oznacza,
że pracodawca może bez ograniczeń gromadzić i wykorzystywać wszystkie dane dotyczące kandydata.
Także w tym przypadku konieczne jest uwzględnienie zasad ochrony danych osobowych,
w szczególności zasady ograniczenia celu i minimalizacji danych. Weryfikacja kandydata powinna pozostawać w związku z procesem rekrutacyjnym i uzasadnionymi potrzebami pracodawcy.
Co zmienią nowe przepisy?
Projektowane rozwiązania należy postrzegać przede wszystkim jako stworzenie pracodawcom jasnej podstawy prawnej do weryfikacji autentyczności dyplomów. Dotychczas problem polegał nie tylko na technicznej możliwości sprawdzenia dokumentu, ale również na braku odpowiedniej podstawy do wystąpienia przez pracodawcę bezpośrednio do uczelni o potwierdzenie danych.
Jeżeli projektowane przepisy wejdą w życie, pracodawca otrzyma konkretne narzędzie pozwalające niezależnie potwierdzić informacje przedstawione przez kandydata. Może to ograniczyć ryzyko posługiwania się fałszywymi dokumentami i zwiększyć bezpieczeństwo procesów rekrutacyjnych, szczególnie na stanowiskach wymagających określonych kwalifikacji.
Jednocześnie nowe rozwiązanie nie oznacza, że pracodawca będzie mógł dowolnie „prześwietlać” kandydatów. Nadal będzie musiał działać w granicach przepisów prawa pracy i ochrony danych osobowych.
Z perspektywy kandydatów najważniejszy wniosek jest prosty: informacje zamieszczane w CV powinny być zgodne z rzeczywistością i możliwe do potwierdzenia. Wraz z rozwojem narzędzi umożliwiających weryfikację dokumentów ryzyko ujawnienia nieprawdziwych informacji będzie coraz większe.
Na dziś należy jednak podkreślić, że opisane uprawnienie dotyczące bezpośredniej weryfikacji papierowych dyplomów przez uczelnie wynika z projektu ustawy przyjętego przez rząd i nie jest jeszcze obowiązującym prawem. Ostateczny kształt regulacji oraz termin jej wejścia w życie zależą od dalszego procesu legislacyjnego.
Aplikant Radcowski – Joanna Osowska
NK Legal Partners
