Mimo, że RODO jest już stosowane 8 lat, wciąż wiele Organizacji zadaje sobie pytanie: czy musimy powołać Inspektora Ochrony Danych (IOD)? Odpowiedź nie zawsze jest oczywista, ponieważ obowiązek ten zależy od rodzaju działalności oraz sposobu przetwarzania danych osobowych.
Poniżej wyjaśniamy, kiedy wyznaczenie IOD jest obowiązkowe, a kiedy stanowi dobrą praktykę.
Kim jest Inspektor Ochrony Danych?
Inspektor Ochrony Danych (IOD) to osoba odpowiedzialna za nadzór nad przestrzeganiem przepisów
o ochronie danych osobowych w Organizacji. Pełni funkcję doradczą i kontrolną, wspierając Administratora danych w prawidłowym stosowaniu RODO.
Kiedy powołanie IOD jest obowiązkowe?
Zgodnie z art. 37 RODO, wyznaczenie IOD jest obowiązkowe w trzech przypadkach:
- Organy i podmioty publiczne
IOD musi zostać powołany, gdy dane przetwarza:
- organ publiczny
- podmiot publiczny
Wyjątek: sądy w zakresie sprawowania wymiaru sprawiedliwości.
- Regularne i systematyczne monitorowanie osób na dużą skalę
Obowiązek dotyczy Organizacji, których główna działalność polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego oraz systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę.
- Przetwarzanie danych szczególnych kategorii na dużą skalę
IOD jest wymagany, gdy organizacja przetwarza na dużą skalę:
- dane wrażliwe, np. dane dot. zdrowia,
- dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.
Co oznacza „duża skala”?
RODO nie podaje jednej definicji, ale należy brać pod uwagę:
- liczbę osób, których dane dotyczą,
- zakres przetwarzanych danych,
- czas przetwarzania,
- zasięg geograficzny działalności.
Kiedy warto powołać IOD mimo braku obowiązku?
Nawet jeśli przepisy nie wymagają wyznaczenia IOD, często jest to bardzo dobre rozwiązanie. Warto rozważyć powołanie IOD, gdy:
- organizacja przetwarza dużo danych klientów lub pracowników,
- występuje podwyższone ryzyko naruszeń,
- firma chce uporządkować procesy RODO i zwiększyć bezpieczeństwo,
- konieczne jest stałe doradztwo w zakresie ochrony danych.
Jakie są zadania IOD?
Do głównych obowiązków IOD należą:
- monitorowanie zgodności z RODO,
- doradzanie Administratorowi danych,
- szkolenie pracowników,
- współpraca z organem nadzorczym,
- pełnienie punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą.
Czy można powołać IOD „na zewnątrz”?
Tak. IOD nie musi być pracownikiem organizacji. Może to być:
- pracownik wewnętrzny,
- lub podmiot zewnętrzny (np. kancelaria prawna).
Podsumowanie
Obowiązek powołania IOD pojawia się w konkretnych przypadkach wskazanych w RODO – przede wszystkim przy przetwarzaniu danych na dużą skalę lub przez podmioty publiczne. Jednak nawet tam, gdzie nie jest to wymagane, IOD może znacząco zwiększyć poziom bezpieczeństwa danych oraz pomóc uniknąć ryzyka naruszeń i kar administracyjnych.
Joanna Mikulczyńska – radca prawny | ekspert ds. ochrony danych osobowych
NK Legal Partners
