W związku z wejściem w życie w dniu 4 maja 2019 r. Ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zmianie uległy niektóre przepisy Kodeksu pracy. Nowe brzmienie otrzymały m. in. art.: 221, 222 oraz art. 229 Kodeksu pracy (zwany dalej również: Ustawą).
Przepisy te wprowadzają zmiany dotyczące stosowania monitoringu w miejscu pracy, prawa żądania przez pracodawcę skierowania na badanie będące podstawą wydania orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku od kandydata do pracy oraz kategorie danych osobowych, które są niezbędne do pozyskania przez pracodawcę w związku z podejmowaniem przez niego działań przed zawarciem umowy o pracę oraz po jej zawarciu.
Zmiany wprowadzone w art. 221 Kodeksu pracy określają katalog danych osobowych, których podania pracodawca winien żądać od kandydata na pracownika.
W pierwszej kolejności podkreślić należy, że ustawodawca zmienił uprawnienie pracodawcy do żądania podania określonych danych, na jego obowiązek. Zatem każdy pracodawca obowiązany jest do pozyskania od pracownika danych określonych w art. 221 Kodeksu pracy. Przechodząc do dalszych zmian zauważyć należy, że odpadła podstawa prawna do żądania przez pracodawcę podania adresu zamieszkania przez kandydata na pracownika, ale również wskazania imion jego rodziców. Nadto obecnie to kandydat określa, jakie dane kontaktowe udostępni pracodawcy. Może to być zarówno numer telefonu, adres poczty elektronicznej, czy adres zamieszkania. Jednak obowiązkiem pracodawcy jest zażądanie podania dodatkowych danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia wówczas gdy takie informacje są niezbędne do wykonywania pracy na oferowanym stanowisku. Żądanie danych takich jak:
- adres zamieszkania,
- numer PESEL,
- innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
- numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, możliwe, a nadto obowiązkowe jest dopiero od pracownika, a nie od kandydata na pracownika.
Kodeks pracy daje również pracodawcy możliwość żądania podania innych danych, gdy dane te są niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego na niego przepisem prawa.
Przechodząc do zmiany w art. 222 Kodeksu pracy należy zwrócić uwagę na zmianę dotyczącą dodania regulacji, która zabrania obejmowanie monitoringiem pomieszczeń udostępnianych organizacji związkowej.
Przepis pozostał niezmieniony w zakresie braku możliwości stosowania monitoringu pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni w zakładzie pracy. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Jednak nawet w takim przypadku monitoring nie może naruszać godności oraz dóbr osobistych pracownika. Nowością jest konieczność uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników w sytuacji, gdy monitoringiem mają zostać objęte pomieszczenia sanitarne.
W zakresie zmiany art. 229 Kodeksu pracy dodano obowiązek żądania przez pracodawcę od osoby przyjmowanej do pracy orzeczenia lekarskiego stwierdzającego zdolność do wykonywanej pracy oraz skierowania na badania lekarskie będące podstawą wydania tego orzeczenia. Obowiązek ten jest ograniczony do dwóch przypadków, tj. do sytuacji przyjmowania osoby do pracy w ciągu 30 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy z innym pracodawcą i posiadania przez tego pracownika aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na te badania oraz w sytuacji pozostawania osoby przyjmowanej do pracy jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą.
Przedstawione zmiany obowiązują pracodawców od 4 maja 2019 r.
aplikant adw. Malwina Kunaj
NK Legal Partners
W sytuacji gdy w Państwa działalności powstały wątpliwości na powyższym gruncie zapraszamy do kontaktu w celu omówienia możliwości wsparcia prawnego w zakresie ochrony danych osobowych lub przeprowadzenia przez ekspertów Kancelarii audytu prawnego umożliwiającego w szerokim spectrum weryfikację wszystkich aspektów formalnych przetwarzania danych osobowych w Spółce oraz wdrożenia rozwiązań zabezpieczających przed ryzykami prawnymi oraz finansowymi.
