Obowiązkowe e-Doręczenia w Twoje firmie
Zostało już mało czasu!
Już tylko do 01 kwietnia 2025 roku firmy mają czas na wdrożenie e-Doręczeń. Dotyczy to głównie spółek wpisanych do KRS przed 01 stycznia 2025 roku oraz innych podmiotów prawnych, które komunikują się z urzędami.
Przypomnijmy, że e-Doręczenia to nowoczesny elektroniczny sposób odbierania pism urzędowych przez internet – zamiast tradycyjnych listów poleconych. To rozwiązanie zapewnić ma co do zasady wygodę, bezpieczeństwo i szybkość.
Jak wprowadzić e-Doręczenia w firmie?
- Decyzja w sprawie wprowadzenia e-doręczeń– Zanim przystąpią Państwo do składania wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń, należy podjął wszelkie decyzje zgodnie z zasadami prowadzenia spraw spółki. Przed ich podjęciem trzeba uwzględnić kwestie organizacyjne związane z wielkością podmiotu, ilością osób odpowiedzialnych za obieg korespondencji i techniczne. Musimy pamiętać o wyznaczeniu administratora skrzynki.
- Zakładamy adres do e-Doręczeń – gdy mamy już wszystko wewnętrznie ustalone, należy zarejestrować skrzynkę na platformie gov.pl. Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń za podmiot z KRS musi złożyć jego reprezentant albo pełnomocnik. Osoba ta loguje się za pomocą np. swojego prywatnego profilu zaufanego czy aplikacji mObywatel, a następnie wskazuje, że zgłasza wniosek dla „innej osoby lub podmiotu” i określa, że jest to podmiot niepubliczny. W następnym zaś kroku osoba ta precyzuje, czy działa jako reprezentant czy pełnomocnik podmiotu. Zatem, w spółce z o.o. wniosek jako reprezentant może złożyć członek zarządu uprawniony do samodzielnej reprezentacji spółki, ewentualnie osoba upoważniona – wtedy należy jednak udzielić pełnomocnictwa. Nie ma przeciwwskazań, by wniosek mógł złożyć także prokurent uprawniony do samodzielnej reprezentacji.
- Zgłaszamy adres e-doręczeń do urzędu – jeśli firma jest w KRS, należy podać swój adres e-Doręczeń.
- Organizujemy odbiór korespondencji – należy upewnić się, że ktoś w firmie ma dostęp do skrzynki i będzie na bieżąco sprawdzał wiadomości. W tym celu zalecamy dopasować ewentualne regulaminy wewnętrzne.
Co w przypadku reprezentacji łącznej?
Jeśli w firmie decyzje podejmuje kilku członków zarządu łącznie, warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną za obsługę e-Doręczeń. To pozwoli uniknąć opóźnień i problemów z odbiorem ważnych pism.
Co z RODO?
Firma powinna jasno określić, kto ma dostęp do skrzynki i jak przetwarzać dane zgodnie z RODO.
Co jeśli nie wdroży się terminowo e-Doręczeń?
Brak rejestracji oznacza problemy z komunikacją z urzędami i może prowadzić do sankcji. Warto działać teraz, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji.
Czy będą już tylko e-doręczenia?
Niestety nie tak szybko. Razem z obowiązkiem dla przedsiębiorców wprowadzono również okres przejściowy do końca 2025 roku, w którym podmioty publiczne mogą odstąpić od doręczania korespondencji na adres do e-Doręczeń z uwagi na przesłanki organizacyjne. Dotyczy to urzędów, które będą mogły stosować tradycyjne formy doręczeń (np. list polecony) zamiast e-Doręczeń, jeśli nie są jeszcze w pełni gotowe technicznie do obsługi systemu lub mają trudności organizacyjne związane z wdrożeniem e-Doręczeń. Okres przejściowy obejmuje sądy, organy administracji skarbowej, samorządy terytorialne.
Dla spółek oznacza to, że mimo posiadania adresu do e-Doręczeń, mogą nadal otrzymywać korespondencję w formie papierowej od niektórych instytucji do końca 2025 roku. Obowiązek wdrożenia e-doręczeń jest tutaj jak widać niestety jednostronny.
Potrzebujesz pomocy? Nasza Kancelaria chętnie doradzi i pomoże w rejestracji e-Doręczeń!
Adwokat – Anna Klajn
NK Legal Partners
