Opodatkowanie ryczałtu za pracę zdalną
Od dnia 6 kwietnia obowiązują przepisy dotyczące pracy zdalnej. Na mocy wprowadzonych przepisów pracodawca jest zobowiązany m.in:
– zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
– zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
– pokryć inne koszty niż koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej.
W przypadku wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Wprowadzone przepisy dają też możliwość by obowiązek pokrycia kosztów, albo wypłaty ekwiwalentu, zastąpić obowiązkiem wypłaty ryczałtu.
Opodatkowanie i oskładkowanie ryczałtu oraz ekwiwalentu
W myśl wprowadzonych regulacji zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu.
Zarówno kwota ekwiwalentu jak i ryczałtu korzysta ze zwolnienia podatkowego, bardzo istotne jest by kwoty te odpowiadały faktycznie poniesionym kosztom. W przypadku, gdyby kwota ekwiwalentu czy ryczałtu była nieadekwatnie wysoka to pojawia się ryzyko zakwestionowania i uznania za przychód ze stosunku pracy, a to oczywiście oznacza konieczność naliczenia podatku jak i składek ZUS.
Ustalenie wysokości ryczałtu bądź ekwiwalentu
Niestety przepisy nie zawierają żadnych precyzyjnych informacji jak określić wysokość ryczałtu bądź ekwiwalentu, wskazują tylko, że ich wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Ponadto przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Podsumowując, zarówno ryczałt jak i ekwiwalent korzystają ze zwolnienia podatkowego, należy zatem dołożyć wszelkich starań by ich wartość została określona w prawidłowy sposób.
Dominik Nawrocki
Doradca Podatkowy | NK Legal Partners
