Pamiętaj o regulaminie pracy!

Zatrudniasz co najmniej 20 pracowników ? – Pamiętaj o regulaminie pracy !

Wielu przedsiębiorców zatrudniających 20 i więcej pracowników zapomina o kodeksowym obowiązku wprowadzenia w zakładzie pracy regulaminu pracy. O obowiązku tym stanowi art. 104 k.p. (Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy – Dz.U. 1974 Nr 24 poz. 141). 

Czym jest jednak regulamin pracy i co powinno być w nim zawarte?

Regulamin pracy jest dokumentem ustalającym organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Jeżeli w danym zakładzie pracy funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, wtedy pracodawca obowiązany jest wydać regulamin pracy w porozumieniu z nią, w ostateczności gdy nie dojdzie do porozumienia – pracodawca ustala go samodzielnie. Podobnie w przypadku, gdy w danym zakładzie nie ma żadnej organizacji związkowej.

Wydaje się słusznym przyjęcie stanowiska, że regulamin pracy może wydać także pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników. Jako uzasadnienie wskazuje się, że skoro w przypadku zmniejszenia zatrudnienia u danego pracodawcy poniżej liczby 20 pracowników regulamin pracy wcześniej uchwalony nie traci mocy obowiązującej, toteż nie ma żadnej przeszkody, by mógł go ustanowić mniejszy pracodawca.

Regulamin obowiązuje względem wszystkich pracowników danego zakładu, bez względu na podstawę prawną ich zatrudnienia – dotyczyć on będzie więc zarówno osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, na czas określony, na czas wykonania określonej pracy czy umowy o pracę na okres próbny, a także przykładowo pracowników zatrudnionych na podstawie mianowania. Regulamin nie obowiązuje więc osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych – np. umowy-zlecenia czy umowy o dzieło.

Niezwykle istotna zasada prawna wyrażona została w art. 9 § 2 k.p. Wskazany przepis stanowi, że postanowienia m.in. regulaminów, w tym regulaminu pracy nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Co to oznacza w praktyce? Otóż przykładowo nie jest możliwe zmniejszenie liczby dni urlopu wypoczynkowego w stosunku do wymiaru minimalnego określonego w art. 154 k.p. Takie postanowienie w regulaminie pogarszające sytuację pracownika, jeśli chodzi o wymiar dni urlopowych zostanie uznane za nieważne, a w jego miejsce wejdą odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 18 § 2 k.p.). Regulamin pracy może przyznać jednak pracownikom inne dodatkowe – obok ustawowych – uprawnienia, sprawiające, że sytuacja pracowników będzie korzystniejsza pod względem prawnym – np. wyższe niż określone w kodeksie czy innych ustawach dodatki do wynagrodzenia.

Co powinniśmy zawrzeć w regulaminie pracy? Pomocny w tym względzie jest art. 104¹ k.p.:

„§ 1. Regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności:

1) organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,

2) systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,

3) (uchylony),

4) porę nocną,

5) termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,

6) wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,

7) rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,

7a) wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,

8) obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,

9) przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

§ 2. Regulamin pracy powinien zawierać informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.”

W regulaminie pracy pracodawca może więc uregulować takie kwestie porządkowe jak zakaz palenia wyrobów tytoniowych na terenie zakładu pracy czy zakaz spożywania alkoholu w czasie i w miejscu pracy. Mogą się w regulaminie znaleźć także postanowienia dotyczące rodzaju odzieży roboczej, którą pracownicy będą zobowiązani nosić w trakcie pracy, ponadto takie sprawy jak wprowadzenie 60-minutowej przerwy w pracy na spożycie posiłku czy na załatwienie spraw osobistych przez pracowników. W wielu regulaminach, wydawanych zwłaszcza przez przedsiębiorców budowlanych czy innych zatrudniających robotników fizycznych, wprowadza się szczegółowe regulacje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, uwzględniając konieczność prowadzenia w odpowiedni sposób szkoleń w dziedzinie BHP, zapewnienia ochrony przed czynnikami niebezpiecznymi i szkodliwymi dla zdrowia, a występującymi w środowisku pracy czy stosowania środków ochrony zbiorowej w postaci odpowiednich parametrów dotyczących pomieszczeń w zakładzie.

Zgodnie z art. 104³ k.p., regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca może więc przedstawić go w każdy sposób umożliwiający pracownikom zapoznanie się z nim. Do najpopularniejszych sposobów zapoznania pracowników z regulaminem należą m.in. wywieszenie go na tablicy ogłoszeń, przesłanie pracownikom elektronicznej wersji regulaminu drogą mailową czy pozostawienie tekstu regulaminu w dziale kadr.

Regulamin pracy jest dokumentem obszernym, który powinien być dostosowany do warunków pracy w danym zakładzie, uwzględniając jego specyfikę. Co ważne, regulamin powinien być zgodny z ogólnie obowiązującymi przepisami prawnymi. Także pracodawco – jeśli ciąży na tobie ustawowy obowiązek wprowadzenia regulaminu czy też chcesz to zrobić mimo, że zatrudniasz mniej niż 20 pracowników – najlepiej skorzystaj z pomocy prawnika, specjalisty w dziedzinie prawa pracy.

Romuald Kędzierski

prawnik, kancelaria NK Legal

]]>