Urlop okolicznościowy – co i kiedy należy się naszemu pracownikowi?
Podstawą prawną instytucji potocznie zwanej „urlopem okolicznościowym” (czy też „zwolnieniem okolicznościowym) jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60. poz. 281 z późn. zm.).
Rozporządzenie to, wydane na podstawie przepisów Kodeksu pracy, co do zasady określa sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracowników, natomiast w swoim §15 reguluje sytuacje, w których pracownik ma prawo do jednego lub dwóch dni wolnych, związanych z zaistnieniem sytuacji o charakterze rodzinnym, czy też osobistym, zachowując jednocześnie prawo do wynagrodzenia.
Nie jest to urlop w rozumieniu przepisów prawa pracy, nie wlicza się do przysługującego pracownikowi w ciągu roku urlopu wypoczynkowego, jednak podobieństwo konstrukcji pozwala na zachowanie nazewnictwa zbliżonego do tego stosowanego w Kodeksie pracy.
Z uprawnienia do „urlopu okolicznościowego” może skorzystać pracownik w sytuacji:
- ślubu,
- narodzin dziecka,
- śmierci małżonka lub dziecka, ojca, matki, ojczyma, macochy,
- ślubu swojego dziecka,
- śmierci siostry, brata, teściowej, teścia, babci, dziadka, czy też innej osoby pozostającej na jego stałym utrzymaniu, czy też pod bezpośrednią opieką.
W trzech pierwszych przypadkach pracownik ma prawo do dwóch dni urlopu, natomiast w dwóch kolejnych tylko do jednego. Należy jednak pamiętać, że prawo do zwolnienia przysługuje jedynie w przypadku zdarzeń powodujących skutki prawne. Dotyczyć do będzie zatem, na przykład ślubu cywilnego, czy też konkordatowego, ale samego wyznaniowego już nie.
Zwolnienia takiego udziela się pracownikowi tylko i wyłącznie na jego wniosek. Nie ma możliwości, aby pracodawca przyznał go niejako arbitralnie i skierował pracownika na urlop. Wniosek taki nie może zostać przez pracodawcę odrzucony, jednakże pracownik powinien jak najszybciej poinformować pracodawcę, zarówno o czasie, jak i okresie trwania zwolnienia, aby ten mógł zadbać o ewentualne zastępstwo.
Termin takiego zwolnienia powinien pokrywać się z terminem zdarzenia, którego to jest podstawą do udzielenia pracownikowi dnia wolnego. Zachowany musi być bowiem nie tylko przyczynowy związek pomiędzy urlopem, a powodującym go zdarzeniem (co niejako wynika z samego założenia jego konstrukcji), ale również czasowy. Jedynie w wyjątkowo uzasadnionych przypadkach można udzielić go w innym czasie. Wymaga to jednak wiarygodnego uargumentowania przez samego pracownika. Gdy podstawą zwolnienia jest urodzenie się dziecka, jego ojciec może kilka dni po samym zdarzeniu chcieć załatwić sprawy związane z rejestracją w urzędzie stanu cywilnego, dlatego wówczas może wnosić o udzielenie urlopu w innym czasie. Natomiast w przypadku ślubu pracownika może on wnosić o udzielenie urlopu na kilka dni przed ślubem, kiedy to również niezbędne jest załatwienie formalności. W przypadku dwudniowych zwolnień, nie muszą być one wykorzystywane razem. Możliwe jest ich podzielenie i wykorzystanie w zależności od potrzeb.
Pracownik, chcący skorzystać z przywileju urlopu okolicznościowego, jeżeli pracodawca tego wymaga, musi po powrocie przedstawić dokument potwierdzający zaistnienie zdarzenia będącego podstawą udzielenie zwolnienia. W przypadku ślubu będzie to odpis aktu ślubu, narodzin dziecka odpis skrócony aktu urodzenia, natomiast jeżeli chodzi o śmierć osoby bliskiej, akt zgonu.
Kamil Kowalczyk, prawnik, kancelaria NK Legal
