Od 1 czerwca 2025 r. zaczynają obowiązywać istotne zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców, spowodowane m.in. wejściem w życie nowej Ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców, czy Ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej. To kompleksowa reforma, która zastępuje dotychczasową ustawę z 2009 roku i gruntownie zmienia zasady legalizacji pracy osób spoza UE.
Zmiany obejmują cyfryzację procedur, nowe obowiązki dokumentacyjne, surowe kary oraz nowe zasady dotyczące studentów-cudzoziemców. Będą miały wpływ zarówno na duże firmy, jak i przedsiębiorców z sektora MŚP.
Co się zmienia od 1 czerwca 2025 r.?
- Nowy proces
Wnioski o zezwolenie na pracę i oświadczenia będą składane wyłącznie elektronicznie przez system teleinformatyczny prowadzony przez Ministra Pracy za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Oznacza to, że tradycyjne pisemne wnioski nie będą już akceptowane
- Nowe kary administracyjne
Ustawodawca uznał, że dotychczasowe kary nie spełniały swojego skutku, stąd na skutek zmian nowa minimalna kara za nielegalne powierzenie pracy będzie wynosić od 3 000 zł do 30 000 zł, a w szczególnych wypadkach nawet do 50 000 zł.
- Nowe obowiązki dokumentacyjne
Pracodawca musi przechowywać kopię dokumentu pobytowego cudzoziemca przez cały okres współpracy. Mało tego – umowa musi być podpisana przed rozpoczęciem pracy i złożona do systemu. Umowy w językach obcych muszą mieć przysięgłe tłumaczenie na język polski.
- Zniesienie testu rynku pracy
To długo wyczekiwana i potrzebna zmiana – nie trzeba już uzyskiwać opinii starosty o braku kandydatów z Polski.
- Większe uprawnienia kontrolne PIP i Straży Granicznej
Inspekcje będą bardziej szczegółowe, bo obejmą także weryfikację wynagrodzenia, warunków umowy, zgodności z przepisami BHP.
- Minimalne warunki zatrudnienia
Cudzoziemca będzie musiał być zatrudniony na minimum 1/4 etatu, z wynagrodzeniem co najmniej na poziomie minimalnej krajowej.
- Nowe ograniczenia dla agencji pracy
Agencje zatrudnienia będą mogły zatrudniać cudzoziemców dopiero po 2 latach działalności.
- Zmiany dla studentów cudzoziemców – od 1 lipca 2025 r.
Nowe przepisy mają na celu ograniczenie nadużyć związanych z podejmowaniem studiów przez cudzoziemców wyłącznie w celu uzyskania dostępu do polskiego rynku pracy – nie będzie już tak łatwo. Cudzoziemcy studiujący w Polsce, którzy chcą podjąć zatrudnienie, będą musieli uzyskać odpowiednie zezwolenie na pracę i wykazać przy tym obowiązkową znajomość języka wykładowego na poziomie min. B2. Dodatkowo wprowadzono mechanizmy mające na celu weryfikację uczelni przyjmujących studentów-cudzoziemców, aby zapobiec sytuacjom, w których studia są podejmowane jedynie formalnie, bez rzeczywistego uczestnictwa w zajęciach. Uczelnie te będą miały obowiązek informowania odpowiednich organów o przypadkach niepodjęcia studiów przez cudzoziemców, co ma na celu monitorowanie i kontrolę legalności pobytu i zatrudnienia tych osób.
W związku z nowymi przepisami pracodawcy planujący zatrudnienie cudzoziemców, w tym studentów, powinni:
- Zaktualizować wzory umów, regulaminy i procedury rekrutacji;
- Wdrożyć wewnętrzne mechanizmy weryfikacji legalności pobytu i pracy;
- Przeszkolić działy HR i osoby odpowiedzialne za kadry.;
- Sprawdzać, czy student posiada zezwolenie na pracę (jeśli dotyczy);
- Zgłaszać każdą umowę w systemie i przechowywać pełną dokumentację.
Zmiany wchodzą w życie już od 1 czerwca 2025 roku. Tak krótki termin sprawia, że pracodawcy będą musieli szybko zareagować na zmianę przepisów.
Nie czekaj do ostatniej chwili – przygotuj się z nami na zmiany już dziś!
Adwokat – Anna Klajn
NK Legal Partners
