Zmiany prawne w kodeksie pracy w 2019 r. – forma wypłaty wynagrodzenia, prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej oraz skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszły w życie znowelizowane przepisy kodeksu pracy. Przemodelowaniu uległa zasada wypłaty wynagrodzenia pracownikom. Dotychczasowe przepisy stanowiły, iż wypłata wynagrodzenia następuje do rąk pracownika, chyba, że złoży on oświadczenie, że chciałby otrzymywać pensję na konto bankowe. Od nowego roku zasadą jest wypłata wynagrodzenia na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, natomiast wypłata do rąk pracownika będzie następowała dopiero w sytuacji, gdy złoży on wniosek w tym zakresie.
Zgodnie z przepisami przejściowymi, pracodawca w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie nowelizacji, musi poinformować pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę do rąk własnych, o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę lub złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.
Kolejna zmiana dotyczy prowadzenia akt osobowych pracownika. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w postaci papierowej lub elektronicznej. Wybór formy przechowywania dokumentów należy do pracodawcy, a obie postacie dokumentacji są od nowego roku równoważne.
Należy pamiętać jednak, iż nie wystarczy zeskanowanie dotychczasowej dokumentacji. Pracodawca musi opatrzeć cyfrowe odwzorowanie dokumentacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, potwierdzając w tej sposób zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Od nowego roku został także skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Ułatwienie to dotyczy jednak tylko pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
Jeśli pracodawca chce skrócić czas przechowywania dokumentacji osób zatrudnionych w latach
1999-2018, dzięki nowym przepisom może przesłać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999 – 2018, a następnie złożyć powyższe raporty.
Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. musi być przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.
