Wystawianie faktur elektronicznych i związane z tym obowiązki

Możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznych została uregulowana w Ustawie o podatku od towarów i usług. Powyższa ustawa reguluje dokładny sposób, w jakich okolicznościach przedsiębiorca ma możliwość wystawienia elektronicznej faktury, jakie wymogi ze strony wystawcy oraz odbiorcy powinny zostać spełnione, w jaki sposób powinny być udostępnione oraz w jaki sposób powinny być przechowywane. Przede wszystkim należy powołać art. 106 n Ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (DZ. U. Nr. 54, poz. 535) z dalszymi zmianami, który wskazuje iż aby faktura mogła zostać wystawiona w formie elektronicznej oraz spełniała wymogi e-faktury, dokument taki musi zostać wystawiony oraz otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, który będzie pozwalał na zachowanie integralności treści i czytelności. Ponadto podstawowym warunkiem możliwości przesyłania faktur w formie elektronicznej jest uzyskanie akceptacji od potencjalnego odbiorcy przesyłania faktur w formie elektronicznej. Jest to warunek konieczny, odbiorca musi być w pełni świadomy konsekwencji przesłania faktury w formie elektronicznej. Odbiorca powinien być przygotowany do odbioru w.w faktury drogą elektroniczna m.in. za pośrednictwem wiadomości elektronicznych lub za pośrednictwem dostosowanych do tego celów platform. Warunek ten oznacza konieczność uzyskania akceptacji przez podatnika od każdego nabywcy, któremu podatnik chciałby wystawić faktury w formie elektronicznej. Odbiorca faktury może oczywiście także cofnąć akceptację na wystawienie bądź otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. W przypadku kiedy odbiorca nie wyraża zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, ma możliwość zgłoszenia sprzeciwu. W kwestii cofnięcia akceptacji na wystawianie (otrzymywanie) faktur w formie elektronicznej, należy przyjąć, że akceptację tę nabywca może cofnąć w każdym czasie i oczywiście w każdej formie. Aczkolwiek to w jego interesie jest dowiedzenie, w razie sporu, że informacja o cofnięciu akceptacji została otrzymana przez wystawcę faktur. W przedmiocie cofnięcia zgody ustawodawca nie przewiduje żadnych szczególnych zasad związanych z cofnięciem akceptacji, należy przyjąć, ze owo wycofanie akceptacji staje się skuteczne z chwilą doręczenia wystawcy faktur, względnie z chwilą, z którą powziął on wiadomość o cofnięciu akceptacji, lub z chwilą, którą wyznaczył nabywca. Faktura elektroniczna zostaje uznana za otrzymaną, gdy dotrze do odbiorcy. Ponadto aby korzystać z możliwości wystawiania faktur w formie elektronicznej należy spełnić poniżej wskazane wymogi. W przypadku faktur elektronicznych muszą one spełnić warunki określone dla faktur w innych przepisach ustawy, jak choćby te związane z „zapewnieniem autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury” (art. 106m), co w przypadku faktur elektronicznych może być zapewnione – poza standardowym rozwiązaniem, jakim jest zapewnienie stosownych kontroli biznesowych – także poprzez wykorzystanie tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego i zastosowania systemu EDI (zob. szerzej komentarz do art. 106m ust. 5). Jednakże ustawodawca przewidział w tej kwestii także pewne uproszczenia. W związku z tym należy wspomnieć, iż za fakturę elektroniczna uznaje się fakturę wystawiona i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Za fakturę elektroniczną można zatem uznać dokumenty m.in. takie jak: wiadomość e-mail z załącznikiem w formie PDF, CSV, faksu bądź fotografii/skanu faktury. Warunkiem, przesłania takiej faktury jest fakt, iż nie została ona wcześniej wprowadzona do obrotu w wersji papierowej. Kolejna kwestią, o której należy wspomnieć jest sposób przechowywania faktur elektronicznych, zgodnie z art. 106 g- iż w przypadku faktur w formie elektronicznej wystawca faktury zachowuje je w swojej dokumentacji, w przypadku faktur elektronicznych ma zastosowanie ten sam okres przechowywania dokumentów jaki stosowany jest w sytuacji faktur tradycyjnych tzn. przechowuje się je przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Przedmiotowe faktury mogą być przechowywane także w formie elektronicznej, jednakże sposób przechowywania powinien przewidywać łatwe odnalezienie oraz identyfikację poszczególnych faktur aby udostępnić je odpowiednim podmiotom. Agnieszka Wolszczak – Wiśniewska Prawnik NK Legal Kancelaria Prawa Gospodarczego ]]>