Prace nad długo oczekiwaną nowelizacją Kodeksu pracy wprowadzającą do porządku prawnego przepisy dotyczące pracy zdalnej są od niedawna na finiszu, albowiem 1 grudnia Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw niosącą ze sobą między innymi zmiany dotyczące wprowadzenia regulacji w zakresie pracy zdalnej. Zważywszy na fakt, że już w najbliższych dniach nad ustawą pochylą się komisje senackie, niewykluczone, że szybko trafi ona do podpisu na biurko Prezydenta RP, a potem pozostanie już tylko wyczekiwać na jej wejście w życie.
Przepisy regulujące pracę zdalną wejdą w życie po upływie dwóch miesięcy od jej ogłoszenia. Pracodawcy, którzy zamierzają korzystać z przygotowanych przez prawodawcę narzędzi już od początku obowiązywania przepisów je wprowadzających mają więc ostatnią chwilę na przygotowanie się do ich implementacji.
Praca zdalna
Wdrożenie pracy zdalnej w rozumieniu nowych przepisów Kodeksu pracy, jeżeli praca ta docelowo ma być wykonywania nie tylko okazjonalnie, będzie wymagać niżej określonych czynności.
- Wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej
Pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie pracy zdalnej, który powinien zawierać elementy przewidziane w nowo uchwalonych przepisach Kodeksu pracy. W razie gdyby u pracodawcy działała organizacja związkowa, zasady wykonywania pracy zdalnej określa się nie w regulaminie, a porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcą i zakładową organizacją związkową.
- Przygotowanie poszerzonego wzoru umowy o pracę oraz informacji o warunkach zatrudnienia
Z nowo zatrudnianym pracownikiem wykonywanie pracy zdalnej można uzgodnić przy zawieraniu z nim umowy o pracę. Wskutek uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej w umowie o pracę, pracodawca stanie się zobowiązany do zawarcia w informacji o warunkach zatrudnienia dodatkowo:
- określenia jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;
- wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Uzgodnienie dotyczące wykonywania pracy zdalnej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem już zatrudnionym również będzie skutkować wymogiem udzielenia pracownikowi informacji określonych powyżej.
- Określenie procedury ochrony danych osobowych
Pracodawca obowiązany będzie do określenia na potrzeby wykonywania pracy zdalnej procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia pracowników w tym zakresie oraz odebrania od pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z tymi procedurami.
- Przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego i opracowanie informacji o ryzyku zawodowym
Przepisy dotyczące pracy zdalnej określają kwestie, które należy wziąć pod uwagę przy sporządzaniu oceny ryzyka zawodowego. Pamiętać należy, aby przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej, odebrać od niego oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej i o zobowiązaniu się do ich przestrzegania.
- Odebranie oświadczenia potwierdzającego ukończenie szkolenia i o zapewnieniu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy
Wraz z zakończeniem szkolenia wstępnego w dziedzinie bhp osoby przyjmowanej do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe konieczne jest odebranie od pracownika oświadczenia potwierdzającego ukończenie wskazanego szkolenia. Pracownik obowiązany jest również do złożenia oświadczenia potwierdzającego, że na stanowisku pracy zdalnej, w miejscu, w którym praca ta będzie wykonywana i uzgodnionym z pracodawcą, zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W razie nie złożenia przez pracownika wskazanego oświadczenia, pracownika nie należy dopuszczać do wykonywania pracy zdalnej.
- Udostępnienie nowego tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu
Pracodawca realizując obowiązek udostępnienia pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu powinien pamiętać, że wraz z wejściem w życie regulacji dotyczących pracy zdalnej, do obowiązujących już przepisów z zakresu równego traktowania dołączą również przepisy odnoszące się do równego traktowania pracowników wykonujących lub nie wykonujących pracy zdalnej.
- Przygotowanie wzorów nowych wniosków pracowniczych
Mając na względzie, iż przepisy regulujące pracę zdalną przewidują jej wykonywanie oraz zaprzestanie również na wniosek pracownika, pracodawca dla ułatwienia może przygotować odpowiednie wzory wniosków do wykorzystania przez pracowników.
Z pewnością pierwsze tygodnie stosowania nowych przepisów będą dla pracodawców jak i pracowników wyzwaniem organizacyjnym i finansowym. Dlatego też warto skorzystać z pomocy naszych ekspertów, którzy na co dzień pomagają wdrażać podobne zmiany do organizacji. Dzięki szerokiej perspektywie łatwiej dobrać odpowiednie dla specyfiki firmy rozwiązania, których wdrożenie odbędzie się sprawnie i efektywnie.
Amadeusz Kaczmar
Radca Prawny | Zespół prawa pracy w NK Legal Partners
